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      La industria en la actualidad


      De la mano de la pandemia, la industria de la construcción ha sufrido un fuerte cimbronazo que trajo aparejadas consecuencias en todas las empresas que integran al sector. Como en la mayoría de los rubros, los cambios son constantes y desarrollar la capacidad de adaptación pasa a convertirse en una virtud que marcará la diferencia.

      Dentro del sector industrial que compone la construcción, encontramos empresas que se especializan en distintas áreas, como desarrollistas, constructoras, estudios de ingeniería civil o estudios de arquitectura, por nombrar algunas de ellas. La mayoría de las organizaciones que integran este rubro, atraviesan por inconvenientes y desafíos que una vez superados, favorecen el crecimiento.

      Si bien sabemos que cada empresa es un mundo y que los problemas son diferentes para cada una, por nuestra experiencia, pudimos reconocer puntos de inflexión comunes que se comparten en la mayoría.

      En cada nuevo proyecto de construcción hay dos cuestiones que deben estar sumamente relacionadas y coordinadas para que no se afecte a la planificación inicial: el proceso de compras y el jefe de la obra.

       

      Principales problemas

      A continuación mencionaremos algunos de los problemas que pudimos identificar, en diferentes empresas de la industria de la construcción, y a los que recomendamos prestar atención para no tener que enfrentar peores consecuencias.

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      Una gestión deficiente de los proyectos en la construcción deviene de no tener una metodología de trabajo definida y específica por la que se guíen las acciones a desarrollar. La falta de coordinación entre todas las áreas que componen al proyecto genera ralentización en los plazos estipulados desde la planificación, lo que implica cierto desfase entre todas las acciones que deben trabajar ordenadamente y esto trae consecuencias negativas en la rentabilidad, directamente.

      Los problemas para coordinar las diferentes actividades y áreas de una empresa de la industria de la construcción, sobre todo entre compras y el jefe de obra de un proyecto, generará desaprovechamiento de los recursos y del tiempo de ejecución de la obra. La falta de planificación en el sector de compras afecta directamente a los procesos que involucran el desarrollo mismo de la obra, ya que desencadenará en desabastecimiento para los materiales o incluso en gastos extras por compras de último momento, que podrían haberse evitado al comprar por grandes cantidades.

      Cuando los tiempos del proyecto no llegan a cumplirse, ya sea por errores de coordinación o por problemas en la planificación inicial del proyecto, surge desfase en el flujo de caja.

      Que haya problemas de ingreso y egreso de activos económicos es un inconveniente grave, ya que sin el cobro de los inversores, con los que se cuenta para el desarrollo del proyecto, no se obtiene dinero para pagar a los proveedores que deben garantizar el material para construir.

      La falta de organización en los procesos de flujo de caja trae como consecuencia que las etapas del proyecto no se cumplan de acuerdo a los plazos previamente estipulados y, como la mayoría de las empresas cobran a los inversionistas una vez que se certifican los avances de obra, esos ingresos no se pueden obtener, lo que genera atraso nuevamente. Puede desencadenar una cadena de retrasos de pagos y entregas de avances del proyecto y llegar a convertirse en una importante deuda si la empresa sale a buscar inyecciones de capital que no estaban planificadas, para poder avanzar.

      A raíz de que el proyecto no avance, se desencadenan otros problemas: el desaprovechamiento de los recursos; mano de obra improductiva, problemas de rentabilidad al demorar un proyecto más tiempo del que se había estipulado y además se suma la insatisfacción de los clientes, al no tener el proyecto en el tiempo pactado.

      Problemas por la falta de coordinación entre administración y quién construye la obra, el project manager, son los que más encontramos en esta industria.

      Si el jefe de obra no cuenta con los materiales necesarios para construir se generan muchos gastos extras que no estaban previstos: deben realizarse compras de último momento, que siempre son más costosas; debe coordinarse nuevamente a la cuadrilla que está en la obra para que vayan cuando los materiales estén disponibles, por ejemplo. Otro problema que puede suceder si estas áreas no se coordinan es que materiales sensibles al tiempo estén en la obra cuando no se necesitan. Esto genera desperdicio de los mismos porque pueden perderse, romperse o echarse a perder. Además, se suma una responsabilidad extra al jefe de obra que en realidad no le corresponde asumir, la de controlar que estos materiales no sufran problemas.

      La falta de coordinación puede traer problemas de almacenamiento, por no tener espacio para guardar materiales, problemas de logística y entrega, problemas de stock faltante o sobrante (que si se habla de materiales sensibles al tiempo, será aún más grave porque generará gastos extras, teniéndolos que comprar más de una vez). Todos estos problemas, se relacionan nuevamente con un incumplimiento de los plazos estipulados y afectan a la rentabilidad del proyecto.

      Que el proceso que implica la compra de materiales de acuerdo al cómputo inicial de los mismos, no se siga, también trae problemas de abastecimiento en las obras. Lo que nuevamente desencadena baja productividad, afecta la rentabilidad, desaprovechamiento de recursos e incumplimiento de los plazos.

      Relacionado con el problema de coordinación entre áreas debemos mencionar los problemas que surgen por la falta de comunicación entre ellas. Muchas veces la falta de coordinación se relaciona directamente con no mantener una comunicación fluida.

      Cuando el proceso de comunicación interdepartamental no está correctamente definido, no se genera identidad de trabajo colaborativo entre las áreas. Por otro lado, los silos de información que se generan, provocan la pérdida de información valiosa que afectará los demás procesos y el desarrollo del proyecto. Por ejemplo, si el jefe de obra debía coordinar con administración cierta cantidad de materiales para un día específico, y la herramienta para hacerlo no se usa correctamente, o no funciona, esa información no llega a destino, por lo que administración no se entera de las necesidades de la obra y se generan más problemas nuevamente. Ese es un ejemplo entre tantos, pero la mala comunicación afecta a todas las áreas de la empresa.

      La aceleración de la digitalización que comenzó hace unos años y exacerbó la pandemia, trajo muchas herramientas que facilitan la llegada a los clientes pero, al no ser aprovechados, se pierden oportunidades de conversión.

      No superar el desafío de incorporar la digitalización al proceso de ventas tradicional genera pérdida de potenciales clientes. Se reconoce a la manera tradicional como la más eficiente pero no se tiene en cuenta que insume mucho más tiempo y recursos y que, además, hoy en día el público se maneja con nuevos canales de comunicación en los que si no se está presente pueden perderse oportunidades.

      La no adaptación a los nuevos canales de comunicación que proveen las herramientas de marketing y que se relacionan con la digitalización, reduce mucho el número de posibles clientes que conozcan la empresa, los proyectos y que finalmente se concrete la compra.

      Por otro lado, en relación con la coordinación de áreas y la comunicación interdepartamental, si marketing y ventas no tienen relación, se realizan esfuerzos inútiles para conseguir clientes. Marketing desarrolla estrategias que el departamento de ventas no utiliza; ventas recibe leads que no son significativos y en definitiva, se invierten recursos en acciones para atraer clientes que no son rentables.

      Nuestro análisis

      En base a la experiencia que en Drew generamos a partir del trabajo en conjunto con variadas empresas de este rubro, pudimos observar que los problemas que mencionamos anteriormente derivan de una mala gestión de los proyectos, combinada con la falta de gestión por procesos en esta industria. Es imprescindible que las empresas del rubro de la construcción funcionen a partir de la máxima organización posible, para evitar problemas de coordinación, ya que son muchas áreas en diferentes espacios físicos y todas deben trabajar en conjunto ya que dependen una de otra para avanzar con las obras.

      Toda nueva obra a desarrollar implica tener previsibilidad y coordinación entre el capital económico disponible, la mano de obra especializada para su ejecución y los materiales necesarios para poder realizarla. En primera instancia, previamente a definir el diseño del proyecto, es importante que se realicen los estudios de factibilidad correspondientes, para evitar comenzar con el diseño del proyecto antes de su aprobación. Una vez que las aprobaciones están en orden, es posible comenzar a diseñar el proyecto con total seguridad de que podrá realizarse. Generalmente las empresas para desarrollar un proyecto deben también tener en cuenta a los inversores de capital necesarios y los plazos en los que esos inversores deben estar presentes. Es importante en este paso, conocer los tipos de clientes que financiarán el proyecto y a partir de ello, determinar a quién se le ofrecerá el proyecto en cada momento de su desarrollo. Desde Drew identificamos tres tipos de clientes que generalmente están presentes en el proceso de desarrollo: inversionistas de capital, inversionistas para renta y clientes que buscan adquirir su propia vivienda. Dependiendo las etapas del proyecto y cada cliente, es que puede ofrecerse el mismo a medida que vaya avanzando.

      Rentabilidad

      Por otro lado, es importante realizar el cómputo de materiales en el inicio del proyecto, también llamado oferta de compra, que permita conocer el presupuesto final del proyecto. Esta información debe coordinarse con los plazos de entrega de los avances de obra a los inversionistas, lo que permitirá calcular en qué momento hará falta recibir capital para el pago de los proveedores que abastecen de materiales para continuar con la construcción del proyecto. El proceso ideal de compra y uso de materiales, incluyendo el cálculo de los mismos, es el que detallamos en la siguiente imagen:

      Para que todos los procesos se lleven a cabo ordenadamente existe una herramienta fundamental que los atraviesa y es muy útil si se capitaliza como tal: la comunicación. Contar con un software que permita organizar la información de cada proceso y que los colaboradores sepan utilizar, es imprescindible. Para coordinar las acciones de administración, abastecimiento y la ejecución de la obra, es muy útil que todas las áreas utilicen programa que permita crear un cronograma con fechas visibles, donde el project manager pueda estipular, en base a la planificación inicial pero teniendo en cuenta los inconvenientes diarios que lo exceden y deben contemplarse (inconvenientes climáticos, por ejemplo) las fechas en las que necesitará material sensible de almacenamiento o material que puede almacenarse sin inconveniente, por ejemplo.

      Beneficios de la gestión por procesos

      Desde Drew reconocemos a los proyectos de construcción como un organismo vivo, que constantemente sufre cambios, que atraviesa adversidades pero que finalmente cuando supera todos los inconvenientes, logra llegar a ser la construcción que se pensó en un principio. Por esto es que aclaramos que estos problemas antes mencionados, se relacionan unos con otros, a veces suceden y a veces no, y además no son los únicos. Pueden afectar de diferentes maneras a cada empresa, pero lo importante es poder reconocerlos para trabajar sobre ellos y así conseguir la eficiencia esperada desde un primer momento.

       

      ¿Cómo ayudamos desde Drew?

      A partir de nuestros 5 años de experiencia trabajando con empresas del rubro de la construcción, en Argentina y América Latina, pudimos reconocer a los problemas anteriormente mencionados como los más comunes en este rubro, aunque tenemos claro que no son los únicos que existen.

      La misión principal de nuestra empresa es poder brindar las herramientas necesarias para ayudar a resolver las necesidades organizacionales que nuestros clientes presentan. En la mayoría de los casos de las empresas de la construcción, las soluciones se centran en la redefinición de los procesos organizativos, en combinación con la gestión de proyectos y se entrelazan con el uso de la tecnología. En menor medida encontramos empresas que precisan solucionar una sola de estas aristas, por separado: la estructura de sus procesos o la correcta implementación de la tecnología.

      Además de estos problemas, las empresas que integran el rubro de la construcción pueden atravesar desafíos relacionados con el contexto económico del país donde se desarrollen, o relacionados con todas las empresas externas a ellas con las que deben coordinar los esfuerzos para lograr terminar un proyecto, por lo que reconocemos el gran esfuerzo que implica gestionarlas.

      Cuando una empresa de la construcción llega a Drew con determinada necesidad, desde nuestra empresa proponemos generar instancias primarias de acercamiento a la misma, mediante reuniones que nos permitan conocer a la organización y sus formas de trabajar. A partir de estas reuniones, generamos un diagnóstico con los principales problemas o necesidades que identificamos y luego de ello, una vez que validamos toda la información recopilada con la empresa, presentamos un proyecto de trabajo en conjunto, con objetivos y metas que permitirán reconocer el proceso de mejora.

      Las soluciones que acercamos a las empresas de la industria de la construcción, como mencionamos en un principio, se basan en dos grandes grupos: pueden ser soluciones orientadas a la implementación de tecnología para agilizar los procesos, o pueden ser soluciones relacionadas directamente con la organización de los procesos de la empresa en sí misma, y la posibilidad de combinarlos con la gestión de los proyectos. Como dijimos anteriormente, en la mayoría de los casos, la solución combina la reestructuración de los procesos a partir de la implementación de la tecnología necesaria.

      Luego de convalidar el proceso de mejora, pasamos a la aplicación del mismo mediante acciones para reestructurar, o formalizar, los procesos que se encuentren deficientes, combinadas con acciones que permitan aprovechar al máximo la herramienta digital que la empresa utilice o elija comenzar a utilizar (si es que se decide la implementación de un nuevo software). Es importante remarcar que el uso de una herramienta tecnológica acorde a las necesidades de la organización es imprescindible para que la gestión funcione correctamente. Desde Drew, reconocemos el desafío que implica ser una empresa que debe adaptarse a la tecnología y por esto es que nos convertimos en aliados estratégicos de nuestros clientes, ofreciéndoles las herramientas más completas para que ese desafío pueda superarse y convertirse en una ventaja competitiva que impulse el crecimiento.

      Desde Drew sabemos que ambas formas de gestionar son combinables, realizando una correcta matriz, que entrecruce los procesos que atraviesan cada proyecto que deba llevarse a cabo. De esta forma se pueden visualizar las tareas a realizar por cada colaborador, pueden verse los tiempos específicos del desarrollo y coordinar los procesos estructurales de las obras con cada proyecto en particular que la empresa esté llevando a cabo, lo que resulta beneficioso para empresas que gestionan dos o más proyectos a la vez.

      En caso de ser necesario, brindamos capacitaciones para que la implementación de los cambios puedan darse de la mejor manera y que la resistencia al cambio sea lo menos impactante posible.

      En Drew no vendemos soluciones empaquetadas sino que nos adaptamos a cada cliente, siendo la conexión entre el mundo de los negocios y la tecnología, ya que tenemos la certeza de que ninguna empresa es igual a otra.

       
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