Si hay un área que inevitablemente atraviesa todas las instalaciones de una industria, ya sea desde lo material o en cuanto a lo procedimental, es la de mantenimiento. En ella reside una parte esencial de los conocimientos científicos propios de la ingeniería misma, la del perfeccionamiento y manejo de nuevos procedimientos en la industria, luego de atravesar las etapas de invención, diseño, aplicación de técnicas, etc.

A continuación vamos a profundizar sobre el área de Mantenimiento. Qué es, cuáles son sus funciones principales, sus mayores desafíos, etc.

 

Índice

  1. ¿Qué es el área de Mantenimiento?
  2. Historia y evolución del área
  3. Funciones principales del área de Mantenimiento
  4. Tipos de mantenimiento
  5. Principales problemas del área de Mantenimiento
  6. Principales desafíos del área de Mantenimiento
  7. ¿Cómo está formada el área de Mantenimiento?
  8. Importancia del área de Mantenimiento
  9. Indicadores de gestión del área de Mantenimiento
  10. Conclusión

¿Qué es el área de Mantenimiento?

Dentro de la división de tareas que comprende una empresa medianamente organizada, el área de mantenimiento se encarga de utilizar efectivamente las instalaciones (físicas o abstractas) existentes de una organización, estableciendo sistemáticamente un servicio técnico que resulte eficiente, eficaz, seguro y económico de todos los activos industriales.

El departamento de mantenimiento pone en marcha actividades que deben ser desarrolladas en orden lógico, con el propósito de conservar en condiciones de operación segura, efectiva y económica, los equipos de producción, herramientas y demás componentes activos, de las diferentes instalaciones de una empresa.

Desde este punto de vista se presume que el éxito de la empresa, no se reduce sólo a la inversión en nuevas líneas de producción y a la transferencia de modernas tecnologías, sino que es indispensable utilizarlas de manera que se optimice el rendimiento y la vida útil de los elementos activos, dado que pueden degradarse, estando indefectiblemente expuestos a desgastes por el uso, paso del tiempo y accidentes laborales. Por lo tanto, estamos hablando de que el fin último es la conservación del servicio en general.

En concreto, uno de los objetivos generales del área, sería disminuir los paros improductivos por fallas imprevistas en la cadena de producción, las cuales van surgiendo a medida que avanza el desarrollo tecnológico, dado que las instalaciones se vuelven cada vez más complejas y automatizadas. Aumentar la inversión en cuanto al mantenimiento de los equipos productivos ayudaría en buena parte, a minimizar el costo total de la producción, evitando grandes pérdidas económicas. 

La importancia del mantenimiento se deriva por tanto, de la necesidad de contar con una estructura que permita restablecer rápidamente las condiciones de operación ideal, para reducir al mínimo las pérdidas de producción y a su vez aumentar la seguridad de los operarios. 

Historia y evolución del área

El mantenimiento puede considerarse tan antiguo como la existencia de la humanidad. Por relatos ancestrales, sabemos que el hombre desde sus principios practicaba el mantenimiento ya desde la producción de sus propios utensilios más primitivos, aunque no en forma lógica y ordenada, sino forzado por las necesidades básicas para su supervivencia. A medida que el conocimiento resultante del ensayo y error se fue acumulando transmitiendo de generación en generación, se fueron utilizando cada día medios más efectivos para conseguir sus fines. 

La actividad cobró mayor relevancia en el proceso productivo, desde finales del siglo XIX con la revolución industrial que dio lugar a la creación de los primeros talleres. En los inicios de ésta época, los propios operarios se encargaban de las reparaciones de los equipos. Cuando las máquinas se empezaron a hacer más complejas y la dedicación a tareas de reparación aumentaba, empezaron a crearse los primeros departamentos de mantenimiento, con una actividad diferenciada de los operarios de producción. Las tareas en estas dos épocas eran básicamente correctivas (reactivo o de reparación), dedicando todo su esfuerzo a solucionar las fallas que se producían en los equipos. Habría que considerar (o contextualizar) que en aquél entonces, los volúmenes de producción eran bajos, las actividades demandaban poca destreza, y se le daba poca importancia a la prevención de fallas que pudieran generar parada de los equipos.

La Segunda Guerra Mundial estuvo marcada por el mantenimiento de equipos de combate que sufrían averías, pero en medio del contexto socioeconómico también se hacía énfasis en disminuir los costos de la necesaria reparación. Ante este panorama de emergencia económica, se empezaron a difundir e implementar técnicas no sólo para solucionar las fallas sino también prevenirlas, por lo que adquirió importancia la disponibilidad y duración (vida útil) de la maquinaria y los sistemas. Esto suponía crear una nueva figura en los departamentos de mantenimiento: personal cuya función fuese estudiar qué tareas de mantenimiento deben realizarse para evitar las fallas, es decir, actuar antes para que no se produzcan. Pero bajo este sistema también buscaba fiabilizar la producción, el personal indirecto que no estaba involucrado directamente en la realización de las tareas, aumenta, y con él nuevamente los costes de mantenimiento.

En la década de los años 70 se presenta el auge de las nuevas metodologías y se desarrollan técnicas novedosas hacia la prevención de las fallas de los equipos y disminución de los costos de reparación sostenido en base a los postulados de máxima Calidad, Seguridad (protección de las personas) y protección del Medio Ambiente. Esto nos indicaba que había mayor grado de mecanización y automatización.

Surgimiento de la Terotecnología

Hacia el comienzo del nuevo milenio emerge la nueva revolución industrial y tecnológica, marcada por la competitividad como factor de supervivencia de las organizaciones, dada las exigencias del mercado actual, las cuales han obligado a las organizaciones a tender a lograr mayor eficiencia en sus procesos productivos, buscando bajar costos económicos en el ciclo de vida. 

Así es que, para mejorar y mantener la efectividad técnica y económica de un proceso o equipo a lo largo de todo su ciclo de vida, integrando experiencias y conocimiento (intangibles), surge la necesidad de manejar desde el mantenimiento una gran cantidad de información, adquiriendo una visión técnico-económica más amplia: integrando prácticas gerenciales, financieras, de ingeniería, de logística y de producción a los activos físicos. Dicha información, que tiene carácter anticipatorio, se administra gracias al servicio de la tecnología informática, surgiendo así el término “Terotecnología”.

Funciones principales del área de Mantenimiento

De todo lo anterior se puede deducir que el objetivo general del mantenimiento es:

"Conservar en condiciones deseadas de operación los componentes del sistema productivo, con el mejor rendimiento posible y con costos compatibles".

Sintetizando lo explayado hasta aquí, contar con dicha área aporta:

1. La garantía de productividad

Mantener las instalaciones y equipos en buenas condiciones operacionales. 

2. La protección y conservación de las inversiones

Sostener lo más bajo posible los costos de producción. 

3. La seguridad de un servicio

Mantener los equipos productivos operando seguramente, durante un porcentaje óptimo de tiempo.

Tipos de mantenimiento

El mantenimiento involucra dar seguimiento y revisión al estado actual de los equipos, las instalaciones y otros bienes no productivos, para velar siempre por su buen funcionamiento. Ahora bien, ante la existencia de una gran variedad de industrias, de diferentes condiciones, maquinarias, etc., se ha determinado a través del tiempo la necesidad de planificar teniendo en cuenta diferentes condiciones, prioridades y técnicas para la aplicación del mantenimiento.

Diferenciación por tareas que necesitan del área de mantenimiento

Así que partiendo de su objetivo principal y dependiendo del trabajo a realizar, se pueden distinguir tres tipos de mantenimiento: preventivo, correctivo y predictivo.

1. Correctivo

La actividad fundamental que desarrolla el Mantenimiento Correctivo, también llamado Reactivo, es la reparación no planificada que resulta debido a la falla imprevista. Consiste en reparar la avería una vez que se ha producido. Por lo tanto, las labores que deben llevarse a cabo tienen por objeto la recuperación inmediata de la calidad del servicio. 

Toda labor de Mantenimiento Correctivo, exige una atención inmediata, por lo cual esta no puede ser debidamente programada y en ocasiones solo tramita y controla por medio de reportes (ej. Máquina fuera de servicio) y en estos casos el personal debe efectuar sólo los trabajos absolutamente indispensables para seguir prestando el servicio, disminuyendo de esta manera al mínimo el tiempo de parada y la consiguiente producción perdida. El Mantenimiento Correctivo es el tipo de mantenimiento más usado ya que es el que requiere de menor conocimiento, organización y en principio menor esfuerzo, aunque esto realmente no es así pues demanda trabajo anormal y por lo general fuera de horas hábiles. 

El tiempo de reparación y la inactividad en la producción supone un coste económico para la empresa, por eso lo recomendable es que una compañía elabore y ponga en marcha previamente un plan de mantenimiento para evitar este tipo de acciones correctivas.

2. Preventivo

Son las tareas de mantenimiento que tienen como objetivo la reducción de riesgos. Gracias a estas tareas se previenen fallos, errores o averías en el funcionamiento de los equipos y de las herramientas, según dicte el plan de mantenimiento para cada caso.

Es el mantenimiento que tiene por misión mantener un nivel de servicio determinado en los equipos, programando las intervenciones de sus puntos vulnerables en el momento más oportuno. Suele tener un carácter sistemático, es decir, se interviene aunque el equipo no haya dado ningún síntoma de tener un problema.

Este tipo es aquel que programa el reemplazo de los elementos de las máquinas de manera periódica. La periodicidad de las operaciones de mantenimiento se basa en cálculos teóricos o estimaciones de la duración de los elementos que fallan, según patrones basados en el tiempo de funcionamiento.

3.  Predictivo

Actividades que permiten detectar las fallas por revelación antes que sucedan, usando aparatos de diagnóstico y pruebas no destructivas. Es el sistema de mantenimiento permanente que se realiza durante el funcionamiento de los equipos.

Este tipo de mantenimiento es un mantenimiento más técnico y avanzado. Requiere de formación específica, conocimientos analíticos y necesita de equipos especializados. Al igual que el mantenimiento preventivo, el mantenimiento predictivo busca anteponerse a la avería. La diferencia es que se basa en la aplicación de herramientas o técnicas de detección de distintas variables que son indicio del estado de un equipo y que anticipan un futuro fallo.

La recopilación y la interpretación de datos estadísticos permiten a muchas empresas aplicar una estrategia de mantenimiento predictivo en sus instalaciones y equipos. Si el departamento de mantenimiento detecta valores anómalos, procede a realizar una revisión o el reemplazo de algún componente antes de que se produzca una avería.

Para facilitar la gestión del mantenimiento preventivo existen herramientas informáticas con las cuales se puede programar el mantenimiento preventivo como, por ejemplo, generar órdenes de trabajo, gestionar recursos humanos, materiales y todo lo relacionado con las labores de mantenimiento.

Diferenciación por la ubicación del área de mantenimiento

1. Mantenimiento Interno

Muchas industrias cuentan con un departamento propio de mantenimiento que sigue un plan de revisión de todos los activos, aunque suponga un gasto extra de tiempo y esfuerzo para la empresa; o puede que los trabajadores en actividad suelan realizar algunas tareas de mantenimiento en el día a día.

2. Mantenimiento Externo

Pero en otras ocasiones, las empresas no pueden asumir de forma propia el trabajo de mantenimiento de sus activos, por no poseer los conocimientos precisos para llevar a cabo las operaciones necesarias o porque las mismas suelen ser esporádicas, por lo que se termina tercerizando el servicio. Esta decisión se toma también por otros motivos:

  • Externalización legal: A veces la ley obliga a que las empresas externalicen y certifiquen que el mantenimiento de algunos activos ha sido realizado según las especiaciones de la normativa vigente, por eso deben encargarlo a una empresa profesional, en especial si después tienen que ser inspeccionados por un Organismo de Control Autorizado (OCA).

  • Externalización por falta de tiempo: Hay tareas que pueden requerir de una mayor complejidad, por eso el departamento de mantenimiento de muchas empresas industriales prefieren externalizarlas. Para que estas sean asumidas por sus empleados tendrían que emplear recursos económicos en formación, un tiempo del que igual no disponen debido a la carga de trabajo.

  • Externalización por falta de medios: Hasta hace algunos años las empresas invertían en activos que les permitían realizar tareas de mantenimiento, pero que tenían que acabar renovando cada cierto tiempo. En la actualidad los departamentos de mantenimiento optan por no invertir en material y externalizar las tareas que requieren del uso de herramientas específicas.

Principales problemas del área de Mantenimiento

1. Falta de comunicación con otras áreas

Pueden suscitar fallas en la comunicación entre equipos que se ocupan de otras tareas que inciden en el buen funcionamiento del área de mantenimiento. Conciliar entre distintas áreas, entendiendo que todas aportan significativamente al mismo objetivo final, permitirá desterrar la típica actitud territorial de la división de departamentos que cuidan “su propia quinta”.

2. Instrucciones de tareas inadecuadas o indefinidas

Desarrollar pautas de mantenimiento y mejores prácticas requiere tiempo y esfuerzo. Sin embargo, con demasiada frecuencia, hay organizaciones que no logran documentar todo ese conocimiento ganado con esfuerzo y poder transformarlo en instrucciones claras y detalladas. En cambio, recurren al conocimiento de “la persona de mantenimiento” (técnico operativo), el cual se pierde en cuanto esa persona en particular deja el equipo. Con el tiempo, la falta de estandarización de los procesos y las instrucciones incompletas, pueden llevar a tareas mal ejecutadas “estilo parche” que empeoran con el paso de los meses. Además, si las tareas completadas no se revisan regularmente para recopilar comentarios sobre instrucciones, herramientas necesarias, repuestos necesarios y frecuencia, el proceso de mantenimiento nunca mejora.

3. Enfoque operacional

Las operaciones pueden ser reacias a sacar el equipo del servicio para el mantenimiento, por lo que retrasan o incluso cancelan el mantenimiento programado apropiado. En ocasiones, esta decisión se basa en el pensamiento de que la actividad de reparación es la misma de manera planificada o reactiva. Pero la experiencia nos dice que sin mantenimiento, el riesgo de tiempo de inactividad es aún mayor y las reparaciones pueden llegar a ser más costosas.

4. Falta de capacitación e instrumentos de medición

En ocasiones, los equipos que conforman el área de mantenimiento deciden qué tareas realizar en función de sus conjuntos de habilidades actuales, en lugar de atender a los requisitos que van surgiendo del análisis del mantenimiento correctivo. Estas brechas de competencia técnica se pueden abordar con un plan de capacitación y/o nuevas contrataciones. Así como también sucede que las organizaciones carecen de herramientas de medición para monitorear a tiempo las fallas.

Principales desafíos del área de Mantenimiento

Para sostener cierta excelencia en el área de mantenimiento, es aconsejable tener una visión a largo plazo y adoptar planificaciones que integren todos los tipos de mantenimiento, pero sobre todo tendiendo más hacia la perspectiva del Mantenimiento Predictivo, comprendiendo en él las nociones de Terotecnología. De esta forma el Mantenimiento pasa de ser de un gasto a una inversión y por lo tanto generando riqueza, que es el fin de cualquier Empresa.

El porcentaje de empresas que dedican todos sus esfuerzos a mantenimiento correctivo y que no se plantean si esa es la forma en la que se obtiene un máximo beneficio empresarial, es muy alto. Son muchos los responsables de mantenimiento, tanto de empresas grandes como pequeñas, que creen que estas técnicas están muy bien en el campo teórico, pero que en su planta no son aplicables: parten de la idea de que la urgencia de las reparaciones (mantenimiento correctivo) es la que marca y marcará siempre las pautas a seguir en el departamento de mantenimiento.

¿Cómo está formada el área de Mantenimiento?

La estructura jerárquica del departamento de mantenimiento y su consecuente organigrama, va a depender de muchos factores, tales como la cantidad de maquinarias, operarios y la especificidad de la industria que se trate. El árbol jerárquico que se conforme será distinto en cada caso para poder adaptarse a las instalaciones en concreto.  No obstante, hay una serie de pautas generales que podrían servirnos a la hora de configurar el organigrama.

En organizaciones medianas podemos contar con un jefe de mantenimiento que responde por tres subáreas: calidad, seguridad y medio ambiente. Cada una de ellas debiera contar con un jefe oficial y un ayudante como mínimo cada uno, hasta llegar a cubrir los turnos de la jornada.

Desde el punto de vista práctico, lo óptimo sería que el departamento se fragmentara en base a las tareas que requieren según el tipo de mantenimiento (correctivo, preventivo o predictivo), que, reflejado en cuanto al personal en la estructura, se presentaría de la siguiente manera:

Sub-área de ingeniería del mantenimiento

El grupo de personas que la integran no son responsables del día a día, sino de actividades con un fuerte componente intelectual y un profundo conocimiento técnico. Sus responsabilidades están relacionadas con la redacción de especificaciones, la elaboración de un plan de inspecciones, la planificación de las actividades de mantenimiento,  la investigación de averías y  la implementación del software de gestión de mantenimiento implementado en la empresa.


Sub-área de diagnóstico

Encargada de llevar a cabo todas aquellas actividades de inspección online u offline, y con capacidad tanto para realizar la recopilación de datos como para el análisis de éstos. Se dedican más a las tareas propias del mantenimiento preventivo y predictivo. 


Sub-área de ejecución

Encargada de llevar a cabo todas las tareas determinadas por el diagnóstico y planificadas por la sección de planificación. Se abocaría a tareas de índole más operativas y no tienen responsabilidad en las inspecciones que se realizan. Es personal con grandes conocimientos técnicos-aplicados y con gran capacidad de respuesta a las intervenciones de emergencia, a las intervenciones planificadas (con o sin parada de sistemas o áreas), a la gestión y recuperación de piezas de repuesto y al mantenimiento y gestión de las herramientas.

Importancia del área de Mantenimiento

¿No es más fácil y más barato acudir a reparar un equipo cuando se averíe y olvidarse de planes de mantenimiento, estudio de fallas, sistemas de organización, que incrementan notablemente la mano de obra indirecta? Veamos por qué es necesario contar con un área de mantenimiento:

  • Porque la competencia obliga a rebajar costes. Por tanto, es necesario optimizar el consumo de materiales y el empleo de mano de obra. Para ello es imprescindible estudiar el modelo de organización que mejor se adapta a las características de cada planta; es necesario también analizar la influencia que tiene cada uno de los equipos en los resultados de la empresa, estudiar el consumo y el stock de materiales que se emplean en mantenimiento; y si es necesario aumentar la disponibilidad de los equipos, no hasta el máximo posible, sino hasta el punto en que la indisponibilidad no interfiera en el Plan de Producción.
  • El desarrollo actual de las modernas metodologías de mantenimiento ha rebasado los pronósticos más audaces, la gran diversidad de estrategias, ideologías, técnicas y herramientas, particularmente en las áreas de la gestión gerencial, de la normatividad internacional y de las tecnologías sistematizadas para diagnóstico proactivo, con las cuales se demuestra que se ha reducido considerablemente el costo total de manufactura.
  • Una mala planificación y por consecuente una mala implementación conduce incluso a peligros para la salud de los colaboradores.

Cuando el mantenimiento de una industria se planifica con el tiempo suficiente y de una manera apropiada, es posible contar con múltiples beneficios, como por ejemplo:

  • Un menor consumo de las llamadas “horas hombre”.
  • Disminución del tiempo en el que un equipo permanece detenido por reparación.
  • Reducción en gastos de reparación que se pueden evitar.
  • Un mejor clima laboral en el personal encargado del mantenimiento.
  • Mejora de la eficiencia y la eficacia, es decir de la productividad.

Indicadores de gestión del área de Mantenimiento

Una correcta evaluación es la medida fundamental para convertir al mantenimiento en un centro generador de utilidades. Si bien existen “índices de clase mundial en mantenimiento” que se basan en cálculos matemáticos que arrojan información con exactitud, podemos tener en cuenta que en líneas generales, la información que se requiere recabar en un período de tiempo delimitado, versa sobre los siguientes aspectos:

  • La proporción de tiempo perdido, o de la inactividad de los equipos por fallas imprevistas, en comparación con otras compañías.
  • La efectividad de las normas preestablecidas para el mantenimiento.
  • El porcentaje de Mantenimiento correctivo (trabajos de emergencias).
  • El porcentaje de consumo de elementos propios del almacén de existencias (insumos), de equipos y materiales para el mantenimiento. 

Para poder determinar las reducciones o no de costos que se logran con una buena planificación, se requiere conocer los costos de:

  • Los materiales, el valor de conservación y el costo anual del movimiento de existencias (ingresos, salidas, eliminación y devolución de elementos) del almacén.
  • La mano de obra especializada, respecto a oficios, procesos, áreas de desempeño, o tipos previstos de servicio.
  • Del tiempo perdido por interrupciones del trabajo.
  • Totales del área, incluyendo los gastos administrativos. 

El análisis comparativo de ésta información, mide la tendencia global de los gastos de mantenimiento con respecto al tiempo y a su evolución referente al nivel óptimo económico determinado previamente.

Conclusión

El área de mantenimiento ha ido adquiriendo progresivamente protagonismo en las diferentes industrias, no sólo por su esencia auxiliar en la producción total, sino también en cuanto a su desarrollo preventivo, el cual acompaña los movimientos estratégicos que toda empresa debiera delinear para superar o al menos estar a la altura de sus competidores. 

Este departamento continúa avanzando hacia la informatización, retroalimentado por el surgimiento de nuevas tecnologías que facilitan que el proceso productivo fluya de manera ágil y práctica, tratando de eludir y minimizar los riesgos tanto económicos como humanos que la rutina presenta. 

Pero por más que se automaticen al extremo las planificaciones de mantenimiento, siempre requerirá de operarios, técnicos e ingenieros que colaboren a gestionar eficientemente los recursos, monitorear y regular tanto la calidad como la cantidad (tiempos de las tareas), hacia la consecución de metas que transforman día a día la organización.

 

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