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Comunicación interna

Todo lo que necesitas saber sobre la comunicación interna en tu empresa.

Introducción

La comunicación es uno de los pilares de las sociedades humanas. Sin esta actividad sería imposible el desarrollo de la cultura. Tan importante es esta actividad para los humanos como lo es para las empresas que pretenden ocupar un lugar en la vida de las personas. La comunicación interna de una empresa es un elemento fundamental para el desarrollo de la misma y aprovechar su potencial a favor de nuestra organización, nos hará mejorar la implementación de todos los procesos.
A continuación vamos a profundizar sobre el concepto de comunicación interna: qué es, cuáles son sus beneficios principales, las desventajas de una mala comunicación y por qué es importante para nuestra empresa comenzar a tener en cuenta este proceso.

¿Qué encontrarás en esta página?

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01 ¿Qué es la comunicación interna?
01¿Qué es la comunicación interna?Leer más
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02 Flujos y canales de comunicación
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03 Beneficios de la comunicación interna
03Beneficios de la comunicación internaLeer más
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04 Comunicación interna en las organizaciones
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05 Recursos complementarios
05Recursos complementariosLeer más
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06 Conclusión
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¿Qué es la comunicación interna?

A grandes rasgos, la comunicación es la acción que se genera entre dos personas que comparten el mismo código. Está presente en todos los ámbitos de la vida social y permite el desarrollo de la cultura y la generación de comunidad.
Dentro de una empresa, la comunicación es un componente fundamental que influye directamente en su desarrollo, hay diferentes formas de comunicar y depende para qué se utilice, se va a categorizar. La comunicación interna comprende las acciones dirigidas a fomentar el diálogo y el intercambio de información dentro de la empresa. Saber aprovechar los beneficios de un buen flujo de comunicación entre los colaboradores nos resultará sumamente provechoso.
La comunicación en una empresa, u organización, se compone por la comunicación de objetivos, misión y visión hasta la comunicación de las últimas novedades que se den o hasta la invitación a algún evento. Todas las acciones que requieren del intercambio de información forman parte de la comunicación interna de una empresa. Una buena comunicación interna favorece a la automatización de todos los procesos que componen la organización y esto favorece a los resultados finales que la organización busca alcanzar.
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Concepto destacado
¿Qué son las habilidades blandas?
Concepto destacado
¿Qué son las habilidades blandas?Leer completo

¿Cuáles son los flujos y canales de comunicación interna que existen?

Una empresa se compone por recursos materiales, por recursos económicos y también humanos. Hay en ella diferentes tipos de procesos para llegar a los resultados esperados, existen objetivos y metas que deben cumplirse, también hay herramientas tecnológicas que ayudan a realizar el trabajo diario y a que la empresa sea cada día más rentable. La comunicación interna es el componente fundamental que permite el funcionamiento de todo el engranaje. Sin comunicación no podría haber relaciones interpersonales, ni intercambio de ideas o procesos de capacitación, por ejemplo.
Dentro de un organización existen diferentes flujos de comunicación que podemos identificar, de acuerdo la dirección en la que se implemente, podemos hablar de comunicación descendente, ascendente y horizontal.
La comunicación descendente
Este es el tipo de comunicación que se utiliza, sobre todo, en las empresas que tienen una estructura jerárquica tradicional. La comunicación descendente se da desde los jefes, o quienes ocupan los altos cargos, hacia los subordinados.
Este tipo de comunicación generalmente suele verse como algo autoritaria o que responde a un modelo empresarial antiguo, pero es importante resaltar que mediante esta forma de comunicación, los fundadores de una empresa o quienes toman las decisiones, pueden llegar a todos los niveles que componen la organización y se utiliza sobre todo para dar instrucciones, informar objetivos y visión de la empresa.
La comunicación ascendente
A diferencia de lo que es la comunicación descendente, este tipo de comunicación se da desde los empleados hacia los jefes, desde los niveles de baja jerarquía hacia los superiores.
Muchas veces cuando se trata de empresas con niveles de estructura muy rígidos y dónde los jefes generalmente son los dueños de la empresa, el conocimiento real del funcionamiento de la empresa y de los procedimientos se encuentra en los empleados. En esos casos la comunicación ascendente es esencial y es muy aprovechada por los altos mandos de la empresa, que son quienes solicitan un feedback constante para poder conocer cómo se va desarrollando cada proceso.
El flujo de comunicación ascendente también se da cuando los empleados hacen requerimientos, contestan preguntas específicas o generan informes con propuestas que elevan a los superiores.
La comunicación horizontal
Este tipo de comunicación se da entre personas que se encuentran en el mismo nivel jerárquico, ya sea la misma área o en diferentes departamentos. La comunicación entre los miembros de un mismo equipo, también, es comunicación horizontal.
En este tipo de comunicación se potencia la colaboración entre pares y se fomenta el intercambio. Suele ser más directa y simple que los otros dos tipos de comunicación, además es más espontánea y no adopta demasiados protocolos.
Por otra parte, existen los canales de comunicación que son el soporte mediante el que los mensajes se transmiten. En la actualidad, en la mayoría de los casos, toda la comunicación se genera mediante herramientas informáticas. Existen redes internas que cada empresa puede utilizar para proteger su información y por la cuál los integrantes pueden comunicarse, también los emails son un canal de comunicación o inclusive las cartas formales que se envíen en algún momento específico. Todos los soportes donde un mensaje se transmite, son canales de comunicación.
Debemos tener en cuenta que, por más que las relaciones interpersonales en una organización se desarrollen sin problemas, es importante hacer revisiones periódicas sobre el funcionamiento de los flujos y los canales de comunicación, para evitar inconvenientes que nos perjudiquen a largo plazo. Algunas veces esos problemas tienen que ver con malos entendidos o roces normales por el contacto con otras personas y otras veces pueden darse por el mal funcionamiento de alguna herramienta. De cualquier manera, una revisión será efectiva para detectar el problema y poder trabajar en él

La comunicación interna es un flujo constante de información y colaboración, que permite alcanzar objetivos comunes.

Business Insights

La comunicación interna en las organizaciones

Ventajas de una buena comunicación interna

La comunicación eficiente se encuentra en las organizaciones como una ventaja productiva. Si bien no es un índice directo en el que puedan invertirse recursos para aumentar las ventas, es un factor que influye indirectamente en todos los procesos. La comunicación fluida, clara y transparente, ayuda a que nuestros empleados se sientan tenidos en cuenta, sientan que forman parte de la organización y que sus opiniones son valoradas. Esto influye en sus estados de ánimo y sentido de pertenencia, lo que beneficia su comodidad en el ambiente laboral y los predispone a trabajar en equipo y de manera colaborativa, aumentando así su eficiencia y productividad.

Tener una comunicación fluida nos permite dar a conocer con claridad nuestras ideas, logra interacciones positivas entre los integrantes, brindándonos un entorno amigable donde podemos expresarnos, y esto es válido para todas las áreas y colaboradores así como para los altos niveles de mando que tenga cualquier organización.

La comunicación interna permite la motivación de los recursos humanos de una empresa y esto favorece en los resultados. Es importante que los empleados de la empresa se sientan integrados a la organización y una de las formas más eficaces para lograrlo es comunicar correctamente la visión, misión y valores de la empresa de la mejor manera posible.

Otra ventaja que la comunicación efectiva nos trae es la noción de escucha activa. Cuando se menciona la comunicación generalmente pensamos en hablar y en contar nuestras ideas, pero una buena comunicación también se integra por buenos métodos de escucha. Que nuestros colaboradores se sientan tenidos en cuenta es parte de ese proceso comunicativo.

Una buena comunicación influirá también en una buena gestión de proyectos. Tener confianza con los colaboradores, poder delegar tareas y asignar responsabilidades es algo muy importante para que un proyecto salga adelante. Es importante que explotemos las herramientas para generar un buen clima y desarrollo de nuestros colaboradores mediante la comunicación.

Consecuencias de una mala comunicación interna

La mala comunicación en una empresa genera muchas situaciones negativas que afectan el rendimiento y la productividad. La desinformación es un problema que a su vez genera situaciones que afectarán a largo plazo:
  • Incumplimiento de los objetivos planteados
  • Falta de colaboración entre pares
  • Mal servicio al cliente
  • Pérdida de información valiosa
  • Menor productividad de los colaboradores
  • Duplicación de los esfuerzo

Estos son algunos de los problemas que podemos tener por no fomentar un buen flujo de comunicación interna. La pérdida de información, conocida como silos de información, es un problema que afecta a muchas organizaciones y es importante detectar en dónde se generan para poder determinar en qué parte de los procesos estamos fallando.

La buena comunicación interna ayuda a evitar todos estos problemas y busca lograr mejoras en la gestión de los procesos. Por esto es también importante que la fomentemos, ya que una buena gestión de los procesos conducen al éxito de la organización

Cómo mejorar la comunicación interna

Existen acciones relacionadas con nuestros procesos internos que podemos implementar en nuestra empresa para mejorar la comunicación y así generar un mejor flujo para que circule la información correcta. Algunas acciones que podemos implementar para superar la falta de fluidez en la comunicación son:
Existen acciones relacionadas con nuestros procesos internos que podemos implementar en nuestra empresa para mejorar la comunicación y así generar un mejor flujo para que circule la información correcta. Algunas acciones que podemos implementar para superar la falta de fluidez en la comunicación son:
Utilizar herramientas de comunicación necesarias: contar con las herramientas de trabajo adecuadas es una de las claves. En la actualidad, contar con herramientas tecnológicas que faciliten la comunicación es muy importante, ya que tiene que ver directamente con el contexto en el que se desarrolla toda actividad.
Utilizar los canales de comunicación adecuados: podemos aprovechar todos los canales de comunicación que tengamos disponibles pero es importante que sepamos en qué caso se debe utilizar cada uno. Esto nos evitará pérdidas de información y malentendidos
Internalizar a la comunicación como una acción bidireccional: al comunicarnos con alguien, damos un mensaje que la otra persona recibe, pero la acción comunicativa no termina ahí. La persona receptora del mensaje lo comprende y puede que también tenga una respuesta para dar al respecto. Es importante que tengamos esto en cuenta, comunicación no es solo dar información sino también requiere que escuchemos y estemos atentos a los mensajes que recibimos.
Además de estas acciones que podemos implementar para mejorar la fluidez de nuestra comunicación interna, existen diferentes formas de evaluación que podemos adoptar periódicamente para medir nuestro desempeño. Mediante la incorporación de encuestas o la facilitación de buzones de mensajes donde los colaboradores puedan dejar ideas y comentarios podemos ayudar a que se expresen genuinamente. También tener autoevaluaciones periódicas de los gerentes puede ayudar a conocer cómo se llevan adelante estas acciones desde los altos rangos de la organización.

Comunicación interdepartamental

Probablemente dentro de cualquier organización haya dos o más áreas que se encargan de tareas diferentes. Para que todo funcione correctamente es necesario que estas áreas se comuniquen entre sí porque, a pesar de que hacen distintos trabajos, necesitan coordinar los procesos. La comunicación interdepartamental es la comunicación que se genera a partir de la interacción de las áreas de una empresa.
Existen beneficios al fomentar la comunicación interdepartamental eficaz, que se relacionan estrechamente con los beneficios de tener una buena comunicación interna, ya que el objetivo que ambas persiguen es el mismo.
La comunicación interdepartamental también genera confianza entre los empleados, aumenta la productividad de los mismos y evita confusiones por desinformación, pero en este caso entre dos equipos diferentes.
Dentro de los procesos interdepartamentales, es necesario, también, evitar que la comunicación sea un problema para aprovecharla como una solución que nos ayudará a mejorar el trabajo en equipo entre las distintas áreas.

Herramientas para mejorar la comunicación interna

Para poder aprovechar los beneficios que una comunicación interna eficaz logra, es necesario implementar procesos que nos ayuden a hacerlo. Para realizar esos procesos, existen herramientas virtuales que podemos encontrar en la web y podemos utilizar:

Slack

Es una herramienta de comunicación organizacional que surgió como un videojuego pero que por el uso que los usuarios le daban, mutó a app de mensajería. Esta app permite las salas de chat como los mensajes privados y además integra funciones de Google, entre otras de sus ventajas. Está disponible para iOS, MAC y Android. Es una herramienta que permite la comunicación del equipo de forma segura, como ventaja sobre Whatsapp, y esa es una de las razones por las que muchas empresas deciden pasar de una empresa de mensajería a la otra.

Microsoft Teams

Es una herramienta unificada de comunicación y colaboración que integra chats, reuniones online, almacenamiento de archivos e integración de aplicaciones. Ayuda a formar equipos de trabajo en la misma plataforma, editar archivos, crear notas y vinculación de páginas webs.

Happydonia

Esta es una aplicación que permite la comunicación bidireccional en una empresa. Se puede utilizar para responder encuestas, como gestor de tareas y cuenta con un buzón de sugerencias donde los colaboradores pueden dejar comentarios.

Estas son algunas de las herramientas más utilizadas para activar la comunicación interna en una empresa. Podemos encontrar otras en la web y descargar la que más se adapte a nuestras necesidades. Además de estas aplicaciones, contar con herramientas que integren los procesos y el trabajo, es una buena forma de mejorar la comunicación, ya que cuánto más fácil sea realizar el trabajo en equipo, más simple será el proceso comunicativo.

Whatsapp para empresas

La aplicación de mensajería instantánea más utilizada hoy en día es Whatsapp, que permite el envío de mensajes, información, archivos, llamadas, entre otras funciones. Esta aplicación además cuenta con una versión para empresas que ofrece otras herramientas adicionales para facilitar el uso como herramienta corporativa.

Whatsapp es una buena opción para una empresa que está dando sus primeros pasos o para un negocio que quiere estar presente en las redes sociales y también puede servir para gestionar equipos de una organización.

El uso de Whatsapp para la comunicación interna de la empresa presenta beneficios y también riesgos. Los beneficios son principalmente la facilidad con la que podemos crear grupos de trabajo, enviar información y utilizar la app, ya que la versión business funciona como la versión personal. Los riesgos que presenta tienen que ver con la dificultad de poner límites al utilizar una aplicación que también está muy presente en la vida personal de cada colaborador; por otro lado, la seguridad de Whatsapp no está del todo comprobada, ya ha sufrido ataques cibernéticos donde se filtró información y esto presenta un alto riesgo para una empresa; el tercer riesgo que presenta el uso de esta aplicación es que también sufre caídas del sistema, lo que pone en peligro nuestra conectividad como empresa

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WhatsApp para empresas: oportunidades y limitaciones

Conclusión

La importancia de fomentar una comunicación interna fluida y eficiente es una de las claves para que nuestra empresa esté en armonía con sus colaboradores. El trabajo interno, el trabajo que no se ve desde el público es lo que hace que nuestra empresa sea exitosa y se mantenga competitiva. Para que el servicio que nuestros clientes compran sea de calidad, es importante que todas las áreas de nuestra empresa se encuentren integradas, se relacionen y apliquen el trabajo en equipo. La mejor forma de fomentar estas acciones es a partir de buenas prácticas de comunicación interna.

Tenemos a mano una herramienta muy útil, intrínseca a todos los seres humanos y a la que simplemente debemos prestar atención para entender cómo se desarrolla y así convertirla en nuestra mejor aliada. Invertir en comunicación demandará recursos pero generará muchos más beneficios de los que esperamos. Fomentar espacios de intercambio, dentro y fuera del entorno de nuestra organización, beneficiará las relaciones interpersonales y la adopción de formas de trabajo más colaborativas, lo que finalmente se traducirá como beneficios para nuestro negocio.