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Personas. Procesos. Tecnología.

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Creemos que los procesos claros, con el apoyo de la tecnología adecuada, generan un entorno donde las personas trabajan más felices, y en consecuencia vuelve a tu empresa más productiva.

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Gestión del cambio

Todo lo que necesitas saber sobre gestión del cambio.

Introducción

El contexto en el que hoy se mueve la sociedad obliga a generar cambios constantemente. Las empresas y el mundo de los negocios no son la excepción y es por eso que la gestión del cambio se convierte en un buen proceso para implementar en nuestra organización. Para continuar vigentes y competitivos en el mercado debemos estar a la altura de las circunstancias, el cambio es lo que nos permitirá lograrlo. 

A continuación vamos a profundizar sobre la gestión del cambioqué es, cuáles son sus beneficios principales, sus mayores desafíos y por qué es importante comenzar a aplicar cambios

¿Qué encontrarás en esta página?

¿Qué es la gestión del cambio?

En la actualidad, por todos los avances tecnológicos que se suscitan a menudo, las empresas están inmersas en un contexto mucho más competitivo y que evoluciona mucho más rápido que años atrás. Necesitan estar siempre acorde con el contexto e inclusive, posicionarse a la vanguardia de los negocios para lograr mayor competitividad.
La gestión del cambio es una herramienta que utilizan las organizaciones para poder mantenerse competitivas en el mercado que las involucra. Incluye diferentes técnicas, metodologías y acciones para gestionar a los colaboradores durante situaciones de transformación que se estén llevando a cabo en una organización.
Para implementar cambios es necesario que la dirección de la empresa tome las decisiones clave y enfrente los desafíos de gestionarlos, ya que sin un plan directivo es imposible que se lleve a cabo cualquier transformación que sea necesaria. La planificación estratégica es un plus que ayudará a llevar adelante una correcta gestión del cambio en cualquier organización.
La inversión de recursos humanos como materiales es un factor que se involucra en la gestión del cambio, y la comunicación adecuada es una de las herramientas fundamentales que permite la asimilación de los nuevos procesos para quienes se vean directamente afectados por los mismos.
Existen factores externos a una empresa que pueden influir en los cambios que una organización deba implementar. Estos motores de cambio del mercado, muchas veces se ven relacionados con cambios en el contexto, avances tecnológicos o cambios sociales y económicos. Es importante tenerlos en cuenta desde nuestra organización para poder atenderlos cuando sea necesario.
Conceptos relacionados
A lo largo de todo este tiempo hemos recopilado una serie de conceptos asociados a la gestión por procesos que te serán de gran ayuda a la hora de comprenderla en su totalidad.
Modelos de gestión de cambios

Existen diferentes modelos de gestión de cambios que podemos aplicar en una empresa, dependiendo de cómo sea nuestro funcionamiento podemos elegir el que mejor se adapte a nuestras necesidades. Los modelos más importantes son:

El modelo de Lewin

Este modelo fue creado en la década de los 50 pero a pesar de su edad es uno de los más elegidos para implementar la gestión del cambio. El filósofo Kurt Lewin, de quién lleva el nombre el modelo, se percató que la gente elige moverse dentro de zonas de seguridad, y a partir de esa observación, creó el modelo basado en 3 niveles:

  • Nivel 1: descongelamiento. Es el momento en el que se prepara el escenario, dado que para Lewin los individuos se resisten al cambio. En este momento se debe vencer la resistencia, “descongelar”, mediante la comunicación adecuada.
  • Nivel 2: etapa de transición. En este paso, es cuando se da el cambio realmente. La duración de este paso puede variar considerablemente, dependiendo de cada caso. Nuevamente la comunicación maneja un papel muy importante, así como el manejo de los tiempos, el liderazgo y la transmisión de confianza.
  • Nivel 3: recongelamiento. Esta es la tercera etapa, una vez que todo el trabajo ha sido aceptado e implementado y el trabajo ya ha vuelto a la normalidad pero bajo las nuevas normas. En este momento, la colaboración es muy importante.

El modelo de Lewin se puede graficar de la siguiente manera, conocido como esquema de la raíz cuadrada, por su similitud con la operación matemática.

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El modelo de los 8 pasos de Kotter

El profesor universitario Kotter le dio nombre a este modelo, que es utilizable tanto en empresas como en ámbitos no comerciales que requieran la realización de algún cambio. A continuación explicaremos los 8 cambios que integran el modelo:

1. Crear el sentido de urgencia: lo primero que debemos hacer es demostrar que se avecinan problemas, para buscar soluciones de antemano que nos permitan generar los cambios y hasta evitarlos. Es importante que antes de comenzar a implementar los cambios tengamos un plan organizado de cómo llevarlos a cabo y también es importante que no estemos solos en este proceso, sino que contemos con el apoyo de nuestros compañeros, lo que hará que la implementación de los cambios se simplifique.

2. Formar equipo: es importante que tengamos identificados a otros líderes dentro de la organización que hayan tenido la misma visión que nosotros y en quienes podamos apoyarnos para llevar adelante los cambios. Es importante que quienes lleven adelante esta tarea sean de diferentes áreas y que tengan representatividad dentro de cada sector.

3. Crear una visión para el cambio: debemos identificar los puntos clave por los que es necesario implementar los cambios, para poder así crear una visión a futuro de los mismos. Tener en cuenta lo que queremos lograr con los cambios y los recursos que vayan a involucrarse para lograrlos, ya sean materiales, económicos y humanos.

4. Comunicar la visión: la comunicación es un proceso muy importante en toda la gestión de los cambios. Debe ser clara y organizada para que pueda llegar a todos los departamentos. La información que comuniquemos debe aclarar honestamente todas las dudas que surjan.

5. Eliminar los obstáculos: ya que la adaptación a los cambios no siempre es fácil, seguramente nos encontremos con cierta resistencia en algunas personas para aplicarlos. En este caso es importante que identifiquemos los casos para poder hacer hincapié en explicar los beneficios de los cambios que queremos aplicar.

6. Asegurar triunfos a corto plazo: ya que muchas veces los proyectos para implementar cambios que tengan altas repercusiones son a largo plazo, es importante poder implementar algunos proyectos más pequeños durante todo el tiempo de implementación para que la motivación no se caiga y podamos ir contando con resultados pequeños durante todo el proceso macro. Es importante agradecer por el tiempo y la dedicación a todos los involucrados en el proceso de cambios.

7. Construir sobre el cambio: es importante no adelantarnos al festejo. Debemos ir con cautela y no adelantarnos a los resultados. Cuando uno de los cambios implementados haya funcionado, debemos buscar un nuevo proyecto de cambios en el que trabajar para poder mantenernos en la línea y no creer que todo ya se ha solucionado. El proceso de cambios es constante, y todo el tiempo debemos estar actualizando algo, no es necesario estar siempre detrás de un gran proyecto de cambios pero sí que nos mantengamos en acción para no estancarnos por haber implementado un buen cambio.

8. Anclar el cambio a la cultura de la empresa: nuestra nueva forma de trabajar se ha consolidado en nuestra organización y ya la hemos integrado, pero eso no significa que debamos dejar de implementar cambios. Debemos incorporar el concepto de cambios a nuestra cultura empresarial, ya que una vez que hayamos logrado implementar un cambio, seguramente tengamos que comenzar a pensar en la aplicación de uno nuevo. Es la constante evolución lo que nos empuja a estar en movimiento y nos ayuda a crecer.

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El modelo ADKAR:

Este modelo de gestión del cambio se basa en la medición individual que permite que cada individuo vaya superando las etapas que lo componen. El modelo adkar se compone de 5 palabras que describen el proceso:

  • Awareness (alerta) de la necesidad de cambiar
  • Desire (deseo) de apoyar el cambio
  • Knowledge (conocimiento) los pasos para cambiar y como será visto el mismo.
  • Ability (habilidad) para implementar el cambio en las tareas diarias
  • Reinforcement (reforzamiento) para mantener el cambio.

Implementar este modelo de gestión del cambio puede ser beneficioso para que todos los involucrados en ello estén en sintonía en relación con la implementación de los cambios y a tomar acciones apropiadas para que las personas se integren al cambio.

La medición ADKAR debe realizarse en las diferentes etapas de un proyecto, por ejemplo al finalizar una fase de diseño o al final una fase de prueba. Como lo que estamos implementando es un proyecto que evoluciona, es importante que vayamos midiendo los avances y esta es una de las funciones del modelo que mencionamos.

Para implementarlo debemos tener una serie de preguntas que nos permitirá conocer en qué grado se encuentra cada persona para cada resultado. Es importante destacar que este modelo es de medición individual, lo que permite conocer a cada persona y su posición con el proyecto. Cada empleado debe autoevaluarse respondiendo las preguntas por área (alerta, deseo, conocimiento, habilidad y reforzamiento) y cuando vea los resultados puede saber dónde necesita implementar acciones para mejorar la próxima medición.

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El modelo de la curva del cambio

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Este modelo se basa en estudios sobre cómo las personas aceptan los cambios. En una primera instancia, sobre todo si el cambio es repentino e inesperado, se genera la etapa de shock o negación.

En la segunda etapa, cuando el cambio ya va siendo asumido, pueden aparecer ciertas resistencias a la aceptación, en este caso es la segunda fase: resistencia. Puede manifestarse de forma activa, con protestas, o de forma pasiva, dejando que las cosas sucedan sin accionar. Es una de las fases más importantes, ya que quienes se opongan al cambio van a quedar en esta fase y no avanzará el proceso.

El tercer momento es la exploración, cuando ya el cambio comienza a integrarse, dejando atrás la vieja etapa y explorando ahora los beneficios y formas de implementarlo. Es cuando se comienza a reflexionar sobre cómo adaptarse.

Por último, ya cuando las personas se adaptan al cambio y lo toman como propio, llega la aceptación. Aquí se ven los beneficios que genera el cambio.

La aplicación de este modelo nos ayuda a conocer cómo cada persona enfrenta el cambio y esto es bueno para minimizar el impacto negativo que puede llegar a tener un cambio repentino.

¿Qué tipos de cambios organizacionales existen?

Si bien cada empresa tiene sus modelos y procesos propios y, por ende, los cambios a realizar van a variar ampliamente, hay 4 tipos de cambios organizacionales básicos que podemos definir y se pueden dar en cualquier tipo de negocio, estos son:
Incremental
Este es el tipo de cambio más simple de implementar ya que sólo añade algo nuevo a la rutina de trabajo. Es el más común y muchas veces sucede sin que sea tomado como un proceso de cambio como tal. Un ejemplo simple puede ser la implementación de una nueva herramienta de trabajo.
Transformacional
Es el tipo de cambio que viene para afrontar una crisis, por ejemplo. afecta a toda la organización y es uno de los más complejos de llevar a cabo, por la cantidad de recursos de todo tipo que involucra. Este cambio implica una completa reestructuración de las formas de trabajo, las operaciones que se llevan a cabo y la aplicación de nuevos métodos y herramientas.
Evolutivo
Responde a un objetivo específico, se lleva a cabo de forma gradual y se implementa generalmente cuando la empresa quiere satisfacer mejor alguna demanda del mercado.
Revolucionario
Responde al tipo de cambio más drástico. Puede ser por ejemplo, cuando una empresa tradicional quiere volver a ponerse en el mercado y necesita adaptarse con urgencia a las necesidades que el contexto le impone. Puede darse en la organización de un negocio o también en la forma de crear un producto

¿Por qué implementar gestión del cambio?

Implementar la gestión del cambio puede ser un procedimiento difícil que necesita estar bien definido y organizado pero tiene beneficios que son los que nos animan a tomar la decisión de implementarla:

1. Mejora la capacidad de nuestra empresa para adaptarse a cambios que puedan surgir en un futuro. A su vez, aumenta la posibilidad de éxito de nuestros proyectos.

2. Permite aprovechar las capacidades de nuestros colaboradores. Al estandarizar los procesos, podemos dividir las tareas y capacitar a cada empleado en su puesto específico, así como determinar nuevas tareas que cada uno pueda realizar de acuerdo a sus capacidades.

3. Beneficia el crecimiento de la organización, ya que se fomenta el constante intercambio y adaptación. Esto le permite mantenerse actualizada a la empresa y le brinda competitividad.

4. Mantiene a los empleados motivados y productivos por la constante adaptación a las nuevas tecnologías y formas de trabajo que mencionamos.

5. La gestión del cambio además nos permite reducir costos en nuestra organización. Fomenta la efectividad, los empleados son más productivos, incorpora nuevas tecnologías que permiten ahorrar tiempo y la combinación de todos estas acciones permiten ahorrar recursos valiosos
El principal objetivo de la gestión del cambio es asegurar el correcto funcionamiento de todos los procesos de una organización y también asegurar la eficacia de todas las decisiones que se tomen en la dirección de la empresa.

La gestión del cambio permite identificar las áreas que deben implementar cambios a futuro y gestionar un plan organizado que permita realizarlos. Permite la adaptación y fomenta la innovación, posibilitando a la empresa mantenerse constantemente actualizada y a la altura de la competencia que le impone el mercado.

Implementar la gestión de cambio nos permitirá desarrollar nuestra empresa y movernos con ella hacia el lugar que deseamos ocupar, mediante la capacitación de los colaboradores y el uso de las herramientas adecuadas. Para poder conseguirlo, necesitamos comunicación clara de la visión de nuestra empresa y los objetivos a los que queremos llegar, esto generará mayor nivel de compromiso de nuestros empleados. Definir los objetivos específicos y detallar nuestra nueva visión es imprescindible para que luego nos aseguremos de que el cambio sea realizable y sostenible en el tiempo.

La gestión del cambio es esencial para adaptarse a un mundo en constante evolución.

Business Insights

La gestión del cambio en las organizaciones

Pasos básicos en gestión del cambio

Cada organización tiene sus procesos y sus problemáticas, si bien podríamos hacer una generalización por áreas o industrias, dependerá de cómo llevamos adelante nuestros procesos y cómo se encuentre nuestra estructura organizativa, la forma en que los problemas van a presentarse y qué medidas implementaremos para solucionarlos. La gestión del cambio, entonces, será diferente en cada empresa pero hay ciertos pasos básicos y generales a todas las organizaciones que debemos tener en cuenta:
  • Definir la estructura del proyecto: en este primer paso, debemos describir cómo se realizarán los cambios, los objetivos, los recursos involucrados y todos los detalles que podamos incluir para tener organizado el proceso.
  • Tener un plan detallado: tener un plan detallado en fases es imprescindible para poder lograr una mejor implementación. Además, de esta forma podremos visualizar posibles errores en la planificación. Por otro lado, la implementación de cambios puede tener un impacto inmediato negativo en nuestros colaboradores, por lo que es importante detallar los cambios y procesos a llevarse a cabo, para poder explicar el beneficio y que sea comprendido lo mejor posible.
  • Poner a disposición los recursos necesarios: es importante contar con los recursos de infraestructura necesarios, ya que no sólo depende de los recursos humanos. Probablemente necesitemos un software compatible o adaptado y tendremos que invertir también recursos económicos. Es importante tener en cuenta todos estos gastos para no llevarnos sorpresas cuando estemos a mitad de la implementación de los cambios.
  • Mantener el flujo de comunicación abierto: la comunicación en este caso, como en todos los casos que impliquen novedades, es un recurso del que no podemos prescindir. Comunicar correctamente todo lo que podamos comunicar es importante para lograr mejor asimilación de los cambios en todos los sectores de la empresa. Una comunicación fluida contribuye a que las dudas se aclaren lo antes posible y esto beneficia el proceso.

  • Celebrar los logros: reconocer el esfuerzo de los empleados involucrados en estos procesos es una buena manera de mantener la motivación de los mismos. Es importante que cada uno sepa que lo que está aportando ayuda y beneficia a todo el proceso general. Además de reconocer los esfuerzos y dar las felicitaciones, es necesario la información y capacitación de los mismos para que se sientan cómodos en la implementación de los cambios y se sientan respaldados por sus conocimientos.

  • Revisar el plan: la transformación no se da de un momento para el otro sino que se trata de una transición. Como va cambiando es importante que podamos observar cómo se va llevando a cabo el proceso y tengamos la capacidad de ajustar las actividades que no están a la altura o que por el contexto deban ser modificadas

Pilares del cambio organizacional

En todas las organizaciones existen tres elementos claves que hacen posible la transformación, la combinación de las personas, los procesos y la estructura pueden garantizar el éxito en los proyectos.
  • Personas: no existe ninguna organización que pueda funcionar sin personas. Son el pilar fundamental que articula con los demás y permite el funcionamiento de la empresa. Es a partir de las personas que se generan los cambios y son ellas quienes promueven los avances. Las personas en una empresa son los trabajadores, usuarios, clientes, socios, y todos los que estén involucrados de una u otra forma.
  • Estructura organizacional: en toda empresa existen cargos, áreas, divisiones de trabajo, departamentos. Todas estos componentes forman la estructura organizacional. Es sometida a cambios muchas veces en reestructuraciones que sean necesarias para poder avanzar o generar algún tipo de mejora. Generalmente se ve afectada cuando dos empresas se fusionan, por ejemplo o cuando una empresa de estructura tradicional busca modernizarse
  • Tecnología: la tecnología es presentada como el tercer pilar de la gestión del cambio, donde su rol es el de facilitadora. Normalmente las empresas se olvidan de que para que la tecnología cumpla su rol primero se deben haber gestionado correctamente la resistencia de las personas y el acompañamiento de la estructura organizacional para dicho proceso, ya que sin personas y procesos que marquen el camino la tecnologíano cumpliría su rol de facilitadora.
Como vemos, los tres pilares fundamentales de toda organización se encuentran estrechamente ligados y cuando uno se ve afectado por algún cambio, muy probablemente involucre a los otros dos pilares o al menos a uno de ellos.
Es importante destacar el rol que cumplen los procesos dentro de la estructura, ya que el cambio organizacional es un proceso en si y debe ser gestionado como tal. De esta manera, manteniendo responsables y tareas claras es como se puede alcanzar un objetivo determinado y de forma escalable

Desafíos en la gestión del cambio

Si bien la gestión del cambio es beneficiosa para nuestra organización, aplicarla implica superar algunos desafíos que se nos pueden presentar:
Gestión de recursos
Es muy importante que tengamos en cuenta los recursos de todo tipo que vamos a necesitar para llevar adelante los cambios planificados. De otra forma, estaremos en problemas cuando surjan imprevistos y no tengamos cómo solventarlos.
La implementación de cambios siempre genera resistencia de forma inmediata. En algunos casos puede durar más tiempo del esperado pero en la mayoría, con una correcta comunicación podemos ayudar a disiparla. La transparencia y la paciencia son dos factores que tenemos que poner en práctica para lograrlo.
Comunicación
La comunicación puede ser un desafío si no estamos acostumbrados a implementarla en nuestra organización. A simple vista parece un factor fácil de controlar y no muy relevante, pero la realidad es que una buena comunicación pasará a ser un desafío a una herramienta. Además, nos ayudará a superar el resto de los desafíos.
Nueva tecnología
Adoptar prácticas que requieran el uso de nuevas tecnologías puede influir en el trabajo de nuestros empleados. Es importante que brindemos toda la información necesaria así como capacitaciones para que quienes se vean interpelados por este factor tengan todas las herramientas para trabajar desde el conocimiento y la comodidad.
Definición de tiempos
Determinar los tiempos que cada proyecto llevará puede convertirse en desafío si no estamos al tanto de todos los procesos. Es importante definir una estrategia y lograr el consenso entre quienes deciden los cambios y quienes los ejecutan, para evitar futuros inconvenientes por la falta de trabajo en conjunto

¿Qué hacemos en Drew?

Creemos que los procesos claros, con el apoyo de la tecnología adecuada, generan un entorno donde las personas trabajan más felices, y en consecuencia vuelve a tu empresa más productiva.

Material complementario

Recursos y contenido editorial

Recursos prácticos sobre los principales desafíos y soluciones que posee toda empresa.

Conclusión

Implementar cambios en cualquier organización o empresa consolidada no es una tarea fácil de llevar a cabo. Es importante destacar que los recursos que se invierten para que los cambios funcionen, de acuerdo al plan y los objetivos que se plantean en un principio, requieren de inversión de tiempo, dinero y esfuerzo.
Si bien sabemos que implementar cambios es una tarea que nos dará beneficios en el futuro, también debemos tener en cuenta que muchas veces existe cierta resistencia generada por la incertidumbre que un nuevo accionar presenta.
Es importante que brindemos el apoyo y los conocimientos necesarios a nuestros colaboradores para que puedan sentir que los cambios que se buscan serán en beneficio del total de la empresa y además puedan sentirse cómodos llevando a cabo todo el proceso.
A medida que nos acostumbremos a implementar cambios, menor será la resistencia que encontremos, ya que tendremos incorporado el ejercicio que nos permitirá ganar flexibilidad para una mejor adaptación.