Dentro de una empresa, coexisten distintas áreas funcionales que permiten su buen funcionamiento: dirección, finanzas, administración, producción/operaciones, calidad, marketing, recursos humanos, gestión de proyectos, procesos, logística. Para alcanzar los objetivos organizacionales, es crucial que todas ellas estén alineadas a su propósito y estrategia de negocio.

A continuación vamos a profundizar sobre el área de Recursos Humanos. Qué es, cuáles son sus funciones principales, sus mayores desafíos, etc.

 

Índice

  1. Definición del área de Recursos Humanos
  2. De su especialidad dentro de la administración
  3. Breve reseña de su historia y evolución en el tiempo
  4. Funciones del área de Recursos Humanos
  5. De la motivación como labor específica del área
  6. Conclusión

Definición del área de Recursos Humanos

Siendo de trascendental importancia para toda empresa que busque explotar al máximo sus recursos, el área de Recursos Humanos puede definirse como aquella que se dedica exclusivamente al personal, a sus relaciones, sus inquietudes, derechos, obligaciones, y todo aquello que promueva el reconocimiento de los trabajadores como el activo más importante para el correcto funcionamiento de una empresa. Es un tipo de gestión que busca organizar y maximizar en su mayor expresión la productividad y desempeño del capital humano.

La relevancia del área en cuestión ha tomado en tiempos actuales un rol preponderante ya que, si bien se desprende de la administración en general, su campo de actuación y objetivos son muy precisos. Usualmente realizada esta labor por especialistas en la materia, su objetivo es promover el desarrollo del personal de tal forma que los intereses personales de cada uno de los trabajadores, estén alineados a los de la empresa, generando así una única estrategia compartida tanto por la empresa como por los dependientes.

De su especialidad dentro de la administración

Sabemos que la administración es el arte de organizar y coordinar los esfuerzos para alcanzar un objetivo en particular, y si bien la actividad del encargado de Recursos Humanos no deja de ser una actividad administrativa, encuentra su punto de especialidad toda vez que será este (o estos) quién seleccionará los requisitos para la contratación del personal, realizará las entrevistas, los graduará, eventualmente tomará al más adecuado y se encargará de la realización de los contratos, lo ingresará a los seguros sociales, etc. Es decir, toda la actividad que acompaña al trabajador desde su postulación hasta su efectiva labor dentro de la empresa, forma parte del cúmulo de tareas del área. 

Es destacable que no termina la labor con la contratación o ubicación de un nuevo dependiente en su puesto de trabajo, sino que será menester que RR.HH. acompañe a este en su desarrollo dentro de la empresa. Lógicamente mientras más grande sea la empresa, mayores serán los detalles a tener en cuenta por el área, pero en general los lineamientos se mantienen: mejorar y aprovechar al máximo la capacidad de los trabajadores, crear relaciones sanas y motivadas entre el staff, generar un clima de comunicación constante para que el dependiente sienta que los superiores escuchan sus necesidades, renovar y cambiar puestos de trabajo en función a quién se desempeña mejor para ello, etc. Todas estas virtudes justifican la importancia de separar a RR.HH. de la administración generalizada. 

Comprender la importancia de una buena comunicación, acompañado de nociones de psicología, son los pilares fundantes donde se apoya la tarea del encargado del área, lo cual aprende (y aprehende) en su formación académica. Es por esto que no cualquiera toma este rol, y su demanda laboral se ha visto acrecentada de manera exponencial.

Breve reseña de su historia y evolución en el tiempo

Al igual que la gran mayoría de las áreas que componen un modelo empresarial actual, el desarrollo del departamento de RR.HH. encuentra su punto de inflexión a inicios del Siglo XX, cuando el crecimiento y la constante complejización de las tareas productivas hizo menester diagramar una organización estratégica que se adapte a las necesidades de la época.

Es en la década de 1950 que se empieza a trabajar en conceptos como “administración de personal” para cubrir los recaudos legales que imperaban en ese tiempo. Asimismo, las prácticas que antes tenían un rol preponderante (como el Taylorismo), empiezan a ser suplantadas por las nuevas teorías que conjugan la estrategia empresarial, con la psicología del trabajador, volviéndose más humanistas.

Es en 1970 cuando se presenta el concepto de “Administración de Recursos Humanos”, lo que plantea en sí mismo un cambio de paradigma, pues ya se plantea al operario como un recurso, y será el recurso más importante para el funcionamiento de la empresa, pues de nada sirve el capital o la organización sin tener personas que ejecuten el plan.

La globalización, la creciente competencia, el fuerte impacto del comercio capitalista libre de fronteras, hizo que se presente al área como una necesidad para garantizar la concreción de los siguientes objetivos: conseguir productos de calidad y un personal altamente capacitado. Todo esto acompañado de la constante demanda de productos innovadores(por parte del consumidor), terminó de fijar la idea de que el operario de una empresa es mucho más que mano de obra, es un ser pensante, con sentimientos, ambiciones e inquietudes que deben ser escuchadas pues, de ser debidamente estimulada, puede derivar en grandes ideas de innovación para el rubro. 

Llegado este punto, puede presentarse una enumeración (no excluyente) de hitos que marcaron la evolución del departamento de RR.HH. de la siguiente forma:

  • Revolución Industrial: El primer antecedente del área propiamente dicha, se da en las famosas Primera y Segunda Revolución Industrial, que desarrolladas en Europa y Estados Unidos, desembocan en la mecanización de los procesos con fines de concretar la mayor cantidad de ventas posibles. Esto generó gran malestar en el sector obrero pues no interesaban las condiciones de trabajo ni se brindaban opciones de crecimiento. Para tratar de solucionar este entuerto, se crea por primera vez el “Departamento de Bienestar”, dando el puntapié inicial de RR.HH.
  • Primera mitad del Siglo XX: Es desde 1910 hasta 1950 que se empieza a dedicar especial atención al personal. Se crean las oficinas de “Gestión de personal” para atender a las inquietudes pero, lamentablemente, terminan teniendo un rol de control y seguimiento del operario. Se enfocaban en controlar horarios, ausencias, sanciones y malos hábitos. Progresivamente esto cambiaría con las nuevas teorías como las de Maslow y McGregor que buscan humanizar las tareas.
  • Segunda mitad del Siglo XX: Los directores corporativos interiorizan las nuevas políticas de personal. Es acá donde los estudios de psicología, sociología y antropología se vuelven la norma, planteando que un clima laboral óptimo y resguardado, evidenciaría mejores ventas y productos. Es acá donde se empieza a moldear el departamento de RR.HH. que conocemos en la actualidad.
  • Siglo XXl: La llegada del internet masivo, la globalización y los primeros softwares a disposición de los directivos toman un rol protagónico. La tecnología automatiza los procesos y permite que los operarios se puedan enfocar en tareas puntuales, es aquí donde el foco se pone en buscar, seleccionar y contratar al personal mejor calificado para la tarea. Progresivamente las tareas del área se empiezan a delimitar. El acompañamiento al personal se vuelve un imperativo y la constante formación del mismo empieza a dar resultados óptimos. Procesos ágiles, iterativos,  acompañados de una comunicación eficiente se vuelve el modelo a seguir.
    La inteligencia artificial también tiene un rol fuerte en la actualidad toda vez que conceptos como Business Intelligence (B.I.) empiezan a funcionar al servicio del área de RR.HH. Así las cosas, la B.I. convierte los  datos en información, y la información en conocimiento y aprendizaje constante, de modo que los encargados de tomar las decisiones se pueden basar en datos fuertes libres de errores humanos.

Funciones del área de Recursos Humanos

Sumamente influenciado por el tipo de actividad empresarial que subyace a su tarea, las funciones del área de RR.HH. son variadas. Adviértase que la enumeración no es taxativa y que dependerá del rubro, las tareas a realizar pueden graficarse de la siguiente forma:

  • Funciones relativas al empleo: Dentro de esta sección, se agrupan todas aquellas actividades de selección, formación, y examen de personal, por lo tanto será a su cargo la planificación de una planilla, definición del perfil buscado por la empresa, descripción de los puestos disponibles para el aspirante, selección del aspirante, formación del mismo, inserción dentro de su ambiente laboral, etc. 

Cumplidas las tareas de ingreso, será también relativo al empleo la tramitación de las suspensiones por las causas que sea, pudiendo terminar en despidos por graves incumplimientos.

  • Funciones relativas a la administración de personal: Teniendo estas tareas un tinte más administrativo propiamente dicho, las actividades a desarrollar serán la redacción y formalización de los contratos a firmar, trámites referidos a seguros sociales y de trabajo, controles de presentismo, ausentismo, horarios, y todo lo que forme parte del régimen de disciplina del dependiente, gestión de los rubros extras como ser vacaciones, permisos de falta, horas extras trabajadas, enfermedad y causales de ausencia, etc.
  • Funciones retributivas: También denominadas funciones de evaluación y premio, serán estas las actividades con finalidad de estudiar el desempeño del dependiente, la concordancia de su salario con la tarea realizada, el estudio de contingencias que promuevan un mayor desarrollo como ser dietas, desplazamientos, descansos, premios, etc; ascenso o descenso de categoría y todo lo atinente a la política de incentivos que posea cada empresa en particular.

Son este tipo de tareas las que justifican la especialidad en el rubro. El carácter psicológico y de incentivo que tienen, son el fruto de una preparación académica científica, y no de meras expectativas o decisiones sin fundamento alguno. Es acá donde entra en juego la capacidad de motivación del encargado del área.

  • Funciones de resolución de problemas: También denominadas funciones de relaciones laborales, serán estas las actividades tendientes a resolver todas las controversias y contingencias que surgen producto de una relación laboral. Desarrollada generalmente como negociación, esta tarea específica apunta a escuchar las quejas del personal. Serán estos quienes a través de representantes, eleven inquietudes atinentes a aumentos de sueldo, política de disciplina, condiciones laborales, tiempos de trabajo, etc. 

El objetivo puntual de esta función es la concreción de un ambiente armónico y óptimo para trabajar. Mediante negociaciones se busca equilibrar ciertas desigualdades que pueden surgir y conseguir un clima laboral agradable. 

Es preciso destacar que también forma parte de esta tarea, la prevención de riesgos laborales. Sea mediante la contratación de especialistas en el tema (vgr. Licenciados en Seguridad e Higiene), o mediante capacitaciones particulares, se busca conseguir un nivel adecuado de protección a la salud del personal.

  • Funciones de servicio al personal: Sea prestado por la empresa o, mediante tercerización, prestado por organizaciones externas, es esta quizás una de las notas características del área y de su compromiso con el personal. A través de estas funciones se busca mejorar la imagen que tiene el dependiente de la empresa. Serán ellos los que se sentirán acompañados y consentidos mediante distintos escenarios como ser: guarderías para menores, residencias vacacionales a bajo o nulo costo, seguros colectivos o servicios médicos especializados, clubes deportivos, centros de recreación u ocio, salas de lectura, becas para estudios, comedores, servicios antiestrés, entrega de equipamientos como ser computadoras, tablets, mochilas, etc.

  • Funciones comunicativas: Serán las funciones comunicativas quienes asegurarán un feedback constante entre la gerencia o dirección, y el colectivo de empleados. A tal fin, se organizará la comunicación tanto interna(siendo esta a su vez formal o informal) como externa para difundir información de utilidad. Dependiendo de cada empresa en particular, se puede enumerar tres tipos de sentidos de la comunicación, así las cosas será la descendente, la que está destinada desde los cargos ejecutivos a los operarios; la horizontal a su vez será toda comunicación entre pares, sean directivos o dependientes; y ascendente será aquella que se dirige al sector gerencial por parte de los trabajadores, generalmente para hacer llegar recomendaciones, quejas, o inquietudes. 

  • Funciones disciplinarias y de control: Para finalizar esta nómina, no podemos dejar de hablar de las funciones disciplinarias. Si bien el centro de la actividad de RR.HH. suele ser “positiva”, no resta importancia su responsabilidad en el control y seguimiento del dependiente. Así como se premiará al que mejor trabaje, se deberá llamar la atención al que no realice sus tareas de manera óptima. A través de distintos niveles de sanción, el encargado del área citará al dependiente en falta y le comunicará su descontento con su desempeño. Las sanciones deben ser acordes al error cometido o la falta señalada y, generalmente, son progresivas. La primera vez será un llamado de atención, la segunda una suspensión, y finalizará con un despido causado (a modo ejemplificativo), cuando el operario no cambie su parecer. Así las cosas será el área de RR.HH. el que sancionará y eventualmente comunicará el cese.

De la motivación como labor específica del área

Como se dijo antes, las labores del área de RR.HH. son variadas, pero merece un apartado extra entender el rol trascendental de la motivación al personal.

Esto tiene lugar debido a dos factores, por un lado, ya los teóricos que iniciaron con estudios sobre el tema identificaron en esta labor un potencial de crecimiento para la empresa, esto se hizo evidente en ciertas conductas que pudieron identificar en el dependiente motivado(en comparación con el que no lo está), por ejemplo: el operario motivado generará constantemente un sentimiento de pertenencia a la empresa para la que trabaja, aportará ideas de valor a los superiores, aumentan la productividad empresarial generando más ventas, disminuye las probabilidades de abandono de la empresa por otra que los haga sentir más acogidos, y generará una imagen positiva que atraiga a futuros compradores o trabajadores, entre otras. 

Por otro lado, es sabido que la imagen pública es de suma importancia para mantener o aumentar las ventas de productos o servicios. Es por ello que se debe tener en cuenta que el personal que no tiene otra motivación más que su retribución económica, proyectará un mal ambiente laboral a los que lo rodean. Esto acompañado de un eventual abandono voluntario en búsqueda de mejores condiciones laborales (o hasta un eventual despido), repercutirá a mediano o largo plazo en el renombre de la organización.

Dicho esto, definiremos brevemente a la motivación como aquellas acciones o decisiones que impactan en la subjetividad del operario, impulsandolo a hacer algo (o no). Dentro del ambiente laboral, el impacto se verá en la intención de realizar su trabajo de la mejor manera posible. Así las cosas, la motivación dependerá de dos factores, internos y externos: en cuanto a los factores internos de motivación, dependerá de cada operario pero en general suele remontarse al orgullo, responsabilidad, ambición personal, intenciones de crecer, etc.; por su parte la motivación en función de los factores externos será aquella que se podrá trabajar con el área, obedece al confort en el trabajo, el pago de un salario adecuado, las buenas relaciones con el resto del personal, el ofrecimiento de servicios a disposición del operario etc.

El encargado de RR.HH. deberá armonizar los factores internos y externos de motivación para lograr el resultado esperado.

Es por esto que los pensadores del tema desarrollaron las “Teorías de la motivación”. Fue Elton Mayo quien desarrolló la “teoría de las relaciones humanas”, buscando brindar una perspectiva humanista y de democratización del trabajo, en contraposición a la forma que imperaba en su momento, que mediante la aplicación de rigurosos métodos de trabajo, buscaba la productividad por sobre todo, generando lo que se conoció como “el hombre máquina”, un operario utilizado como un medio para obtener ganancias, y no una persona con sentimientos e ideas.

En general las teorías motivacionales se han enfocado en la idea de que las personas actúan para satisfacer sus propios intereses, y es en este sentido que al armonizar los intereses de la empresa con los intereses personales del operario, se podrá conseguir mejores resultados. 

Fue Maslow quien en 1943 hizo públicos sus estudios sobre el tema, presentando la “Teoría de la jerarquía de necesidades humanas” como respuesta al orden imperante. Así fue que desarrolló la pirámide de las necesidades y planteó que una persona se moverá para satisfacer estas, ergo, al conocer sus necesidades se podrá moldear su motivación. 

Años siguientes, McGregor en su obra “El lado humano de las organizaciones” (1960), presentó su “Teoría X y teoría Y”. En ella plantea dos formas de pensar de los directivos, siendo la Teoría X el modelo obsoleto de trabajo deshumanizado, y la Teoría Y el modelo actual para aumentar la motivación de los operarios.

En la actualidad, la forma imperante es clara, una empresa con directivos y compañeros de trabajo que valora, escucha y reconoce la labor del dependiente, conseguirá mejores resultados a mediano y largo plazo. Al respecto, se plantean tres niveles de motivación: 

  • Motivación elemental: compuesta por salario digno, horas laborales adecuadas, condiciones de seguridad e higiene óptimas, seguros sociales, etc.
  • Motivación personal: lograr un puesto acorde a la capacidad del operador, posibilidades de crecer, formación continua y posibilidad de carrera, etc.
  • Motivación trascendental: con un tinte más abstracto, esto hace foco en los posibles efectos positivos que surtirá el buen funcionamiento en la sociedad de la que uno es parte, valores, factores culturales, calidad de vida, etc.

Dicho esto, serán varias las formas en que el encargado del departamento podrá conocer y acompañar a los trabajadores, teniendo especial lugar en la actualidad la utilización de encuestas de tipo anónima, donde se podrá conocer la voluntad de cada trabajador sin miedo a provocar o molestar a sus superiores, será quizás una opinión más fiel sobre su situación, satisfacción, compromiso, etc.

Otra práctica que tiene relevancia en la actualidad de manera exponencial, es la utilización del expediente personal. Diremos que es el expediente personal aquel conjunto de documentos organizados de forma cronológica, donde se refleja la situación histórica del trabajador: inicio de sus labores, tareas desarrolladas, ascensos o descensos, sanciones, premios, etc. Generalmente organizado mediante carpetas de manera alfabética, será esta la herramienta con la que un nuevo encargado de RR.HH. conocerá la historia y el perfil laboral del empleado.

Conclusión

El modelo empresarial moderno necesariamente cuenta con un área (o al menos un encargado dentro de la administración) que se enfoque en el acompañamiento del personal, desde su génesis con los contratos y selección, hasta su desempeño diario y eventuales ascensos de posición.

Valorar el capital humano como imprescindible para todo negocio, es la norma de estos días. Esto, acompañado de las innumerables herramientas que provee la tecnología y la inteligencia artificial, plantean un abanico inmenso de oportunidades para poder adaptarse a cada empresa en particular, sea pequeña, mediana, o una gran empresa.


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