Dentro de una empresa, coexisten distintas áreas funcionales que permiten su buen funcionamiento: dirección, finanzas, administración, producción/operaciones, calidad, marketing, recursos humanos, gestión de proyectos, procesos, logística. Para alcanzar los objetivos organizacionales, es crucial que todas ellas estén alineadas a su propósito y estrategia de negocio.

A continuación vamos a profundizar sobre el área de Administración: qué es, cuáles son sus funciones principales, sus mayores desafíos, etc.

 

 

Índice

  1. Definición del área de Administración
  2. Reseña y diferencia con el área de contabilidad
  3. Breve historia de su concepción y desarrollo en el tiempo
  4. Principales teorías de la Administración
  5. Beneficios de tener un área de administración
  6. Responsabilidades del área en la empresa
  7. La importancia de la administración en las PyMES
  8. Conclusión

Definición del área de Administración

El área de administración si bien puede sonar redundante, se encarga de llevar las tareas o funciones de índole administrativo dentro de una empresa. Previo a definir de qué se ocupa el área de administración, destacaremos que usualmente se la relaciona con el área de contabilidad pero no necesariamente tienen la misma función. La gestión administrativa en la generalidad de los casos tiene fuerte impacto en cuanto al análisis de entradas y de salidas, tomando números reales como factores de negociación y tratando de reducir los costos de adquisición de productos a las empresas. La administración se encargará del contacto con los proveedores, recibiendo las facturas de éstos, pero también enviando a los clientes las facturas emitidas con respecto a sus operaciones. 



Por otro lado, si bien pueden existir áreas especializadas en la realización de estas tareas, también es usual encontrar áreas de administración que organicen las actividades cotidianas, lleven los registros contables, aporten a la logística y estén al servicio íntegro de todo el personal. Su función lejos de ser aislada o estar focalizada, actúa de manera transversal, coordinando el trabajo en equipo entre las distintas áreas, nucleando la organización y planificación en un solo lugar. 

Eficiencia y eficacia son pilares sobre los que se apoya una administración diligente. No debe desconocer ni perder de vista la legislación vigente, tanto en los marcos tributarios como en la forma de adquisición de productos, así como también llevar el control de las operaciones bancarias. El control de movimientos y la supervisión de los gastos son aportes de suma trascendencia que realizará esta área a la empresa.

Reseña y diferencia con el área de contabilidad

Como bien se dijo antes, las empresas suelen tener las áreas de contabilidad y de administración unificadas. Si bien las tareas suelen tener alguna relación entre ellas, no debemos desconocer que pueden funcionar y trabajar por separado. A este respecto, diremos que la contabilidad propiamente dicha se enfoca puntualmente en la materia financiera-contable, lleva los apuntes y obligaciones registrables, se encarga de preparar la liquidación de los impuestos y el llenado de los libros propios de toda actividad empresarial organizada.

En el otro extremo, separado pero no independiente de la anterior, el área de administración será quién reciba los documentos remitidos por contabilidad y se ocupará del pago de los mismos, posteriormente enviará las facturas a quién corresponda y cerrará las operaciones. 

Por tanto, sea unificada en una sola área, o bifurcada en contabilidad y administración, estas dos esferas están en constante comunicación y trabajo conjunto. La comunicación efectiva y con relevamiento de información clara es de suma importancia para tener áreas funcionales en tu empresa.

Breve historia de su concepción y desarrollo en el tiempo

Hablar de la historia de la administración implicaría remontarnos a los orígenes de los grupos sociales, pasando de la prehistoria, hasta la antigua Grecia y Roma. Llegada la era de apogeo de los griegos, se acuña el término administración con su vocablo latino minister, lo cual se puede traducir como “hacia la subordinación”, marcándose el estándar que vamos a encontrar en toda administración (sea del pasado o actual): la imperiosa necesidad de coordinar las actividades y procesos humanos, tanto de manera jerárquica lineal o (con tintes más modernos) de manera transversal e iterativa.

Posteriormente, la administración pasó por varios períodos, desde la Edad Media y su sistema Feudal (que no era otra cosa que un orden administrativo particular), hasta que tocó su punto de inflexión con la aparición de la Revolución Industrial (siglos XVlll y XlX), cambiando por completo las reglas de la producción.

Con la Revolución se empieza a priorizar la toma de decisiones acorde a una estrategia que se plantea tomando en cuenta: la planificación, organización, control, seguimiento, y un objetivo común, alcanzar los objetivos corporativos o empresariales de la época en su mejor provecho.

Ya en esta etapa del desarrollo histórico de la administración, toma protagonismo la figura de Frederick Taylor, conocido por algunos como el padre de la administración, siendo él quien le da un tinte científico y metodológico a la administración. 

Taylor, quien oficiaba de ingeniero, mediante el estudio de las formas de trabajar en la industria del acero (en tiempos de la segunda Revolución Industrial), realizó varias propuestas (a raíz de su experiencia empírica) y concretó su obra con lo que se conoce como “Los cuatro principios de la administración”, que revolucionaron la forma de trabajar y administrar. 

Manteniendo vigencia en la actualidad, los principios de Taylor se estructuran sobre la siguiente base: 

  • Una correcta administración desarrolla para cada elemento del trabajador, una ciencia que reemplaza los métodos empíricos.
  • Selecciona científicamente, instruye, enseña y acompaña al empleado.
  • Coopera constantemente con el trabajador para que toda la tarea se desarrolle de acuerdo a los principios.
  • Distribuye equitativamente el trabajo y la responsabilidad entre la administración y los subordinados. 

Si estos principios se leen a la luz de los tiempos actuales, se puede verificar que mantienen la plena vigencia, traduciéndose en que: conforme al primer principio, cada actividad debe ser estudiada y desarrollada para manejarse con la mayor eficiencia posible; por el segundo principio, cada trabajador debe ser elegido para su puesto conforme criterios objetivos para conseguir el mejor rendimiento, debiendo ser acompañado y en contínuo perfeccionamiento; el tercer principio se puede ver como la necesidad de un sistema de control que asegure que cada actividad se desarrolla conforme a una planificación previa; y el cuarto, refiere principalmente a la diferencia entre planificación y ejecución, siendo la administración quién planifica y el trabajador quién ejecuta.

Es así que, en la actualidad la administración dentro de una empresa ha tomado responsabilidades muy precisas, tomando en cierto punto un giro de corte contable. Sin embargo, su evolución marcada por diversas teorías, demuestra que su rol no se agota en la emisión de facturas.

Principales teorías de la Administración

Denominadas como “las nuevas teorías”, surgieron principalmente en el siglo XX nuevas propuestas de organización con miras a volver más eficientes los esfuerzos realizados. A tal fin, podemos brevemente nombrar las más importantes en un orden cronológico de surgimiento, resultando así:

  1. Teoría científica: presentada a inicios del siglo XX, propuesta por el Ingeniero Taylor, la teoría científica propone la aplicación de la ciencia a los métodos y elementos de trabajo. Se enfoca puntualmente en la organización formal, a través de lo que se dió a llamar “departamentalización”. Se pasa de la utilización de métodos empíricos a la aplicación de estándares de ciencia, de tal forma, buscaba mejorar la calidad y productividad de los trabajadores a través de estas nuevas prácticas. Se incentiva al trabajador mediante el pago de salarios acordes a su tarea.
  2. Teoría burocrática: es Max Weber, quien en la Alemania de 1905 propone esta teoría. Su idea se basa en una jerarquía centralizada que reconoce a un líder que reparte las tareas, y responsabilidades. Mediante órdenes que se emanan de la cabeza de la organización, los miembros de la misma desarrollan sus tareas de manera coordinada.
  3. Teoría clásica: Henry Fayol, un pensador francés de principios del siglo XX (1916) propone la teoría clásica. Plantea sus ideas desde un enfoque sistémico, donde todos los principios administrativos se utilizan en armonía para asegurar un resultado positivo. La dirección jerárquica  y división de las tareas forma parte crucial de su modelo propuesto.
    El autor plasmó para su teoría los siguientes principios: unidad de mando, centralización, jerarquía, división del trabajo, disciplina, equidad, orden, remuneración personal, estabilidad y duración de una persona en el cargo y espíritu de equipo. El hombre que presta tarea es tomado como “homo economicus” digno de recibir una remuneración.
  4. Teoría humanista: con base en Estados Unidos, siendo su principal exponente Elton Mayo, la teoría humanista pone foco en los procesos de producción. Busca lograr una mayor coordinación entre los trabajadores, así como también un trabajo basado en buenas relaciones entre ellos. A través de este método es que estiman obtener una mejor productividad mediante la humanización y democratización de las tareas. Tomada también como teoría con enfoque conductista, toma al hombre como ser participante de un grupo social, y su remuneración será “simbólica”, de forma representativa busca incentivar a la eficiencia.
  5. Teoría del comportamiento: es Abraham Maslow quien propone en 1950 en los Estados Unidos a esta nueva escuela. Mediante el diagrama de lo que se dio a conocer como la pirámide de Maslow, el autor intenta explicar que las motivaciones humanas están guiadas por las necesidades. Son las necesidades quienes moldean las conductas del hombre. Cubiertas ciertas necesidades básicas, se logra mayores estándares de trabajo. Se pone como objetivo estudiar las organizaciones informales y formales, la psicología organizacional hace que se plantee al hombre como un ser individual y social.
  6. Teoría de la contingencia: esta última teoría encuentra nacimiento en la década del 1980, con Burns, Chandler, Stalker, Lawrence y otros como sus principales expositores. Considera a la administración como un sistema abierto, donde su funcionamiento dependerá de la interacción con el entorno. Se estudia la forma de prever consecuencias en base al entorno que rodea la actividad empresarial, de tal forma, al estudiarse las posibles contingencias, la organización se prepara para afrontarlas y cumplir con sus objetivos. En general, esta teoría trata de explicar que no hay principios absolutos ni reglas de carácter imprescindible a la hora de administrar una organización, las técnicas a aplicar deberán ir acompañadas de un adecuado control del entorno para lograr mayor efectividad.
  7. Teoría estructuralista: en 1947, con James Burnham como principal exponente, esta teoría se plasma sobre tres pilares: la estructura organizacional, el ambiente que la rodea, y las personas que la conforman. Mediante incentivos sociales y materiales, se busca que el hombre actúe en un sistema abierto, planteando la existencia de tres distintos niveles dentro de una organización. A saber: nivel técnico; nivel gerencial; nivel institucional.

Beneficios de tener un área de administración

Una administración disciplinada, aportará conocimientos y herramientas al equipo de trabajo, se enfocará en coordinar esfuerzos para que los recursos disponibles se aprovechen al máximo (tanto materiales como humanos). Planteando una forma de trabajo con objetivos claros y una planificación previa, la administración permitirá sortear obstáculos que puedan surgir en los procesos y recabar la información suficiente para evitar un impacto negativo en el futuro.

 

De igual forma, podrá reducir los costos a afrontar, maximizando el rendimiento de los recursos disponibles. Podrá, mediante el relevo de datos, cuantificar el desempeño del negocio y aportará a que cada área se enfoque en sus tareas específicas, siendo la administración quien provea un marco de contención para el resto.

Vale decir también que, la utilidad y versatilidad de la administración, la ubica como una rama que tiene cabida tanto en el trabajo privado como en el público. Esto surge debido a que se forja tomando como centro las organizaciones. Por tal motivo encontraremos áreas de administración en: instituciones públicas y privadas, escuelas, iglesias, hospitales y todo otro grupo humano de trabajo debidamente organizado.

Responsabilidades del área en la empresa

Al hablar de las responsabilidades del área podemos decir que, dependiendo de la institución que esté en análisis, se pueden encontrar distintas formas de organizar la administración, existiendo a tal fin: administración financiera propiamente dicha, que estudiará y maximizará las finanzas corporativas; la administración comercial o de marketing, que busca generar impacto en el mercado donde la empresa desea posicionarse; y la administración de tinte operativa, que entre distintas tareas, realizará la administración de recursos, la toma de nuevos empleados, los pagos, capacitación y todo lo relacionado a actividades de orden.

Sea la forma de trabajo que elija el área, deberá enfocarse en buscar la calidad del producto a entregar; el crecimiento como institución y buscar un posicionamiento alto con respecto a la competencia; aumentar las utilidades a repartir, sea mediante la compra estratégica de productos a menor costo, o mediante el aumento de ventas; deberá ser el nexo central a través del cual toda la organización se apoya.

Enfocándose estas tareas bajo la responsabilidad del administrador, será él (o ellos) quien cargará con el peso de tomar las decisiones que estime convenientes para la empresa. Deberá poner todos sus conocimientos inclinados a obtener el pleno control y la dirección de la empresa, para este fin deberá conocer perfectamente quién es su público objetivo y las necesidades que estos tienen.

Planteado este panorama, se suele decir que la administración (o la persona encargada de ella) debe contar con cuatro calidades o “elementos”:

  1. Planificación: acá se ponderan las estrategias y tácticas a seguir por sus compañeros. Dependiendo de la necesidad actual de la empresa podrán ser planes a largo o a corto plazo, siempre ponderando la situación socioeconómica que lo rodea.
  2. Organización: hace a la distribución de las tareas en cabeza de cada uno de los trabajadores. No se debe perder de vista la utilización eficiente de los tiempos. Regularmente esto va acompañado de softwares específicos que ayudan a lograr una organización efectiva.
  3. Dirección: relacionado con el liderazgo, la dirección debe enfocarse en influenciar a todos los miembros de la empresa para que se sientan cómodos y eficientes para trabajar. Deberá velar por tomar decisiones acertadas y útiles.
  4. Control: mediante cotejo de información y seguimiento del personal, el administrador podrá estar al tanto de los errores a mejorar para el futuro, del desempeño de cada una de las áreas, de las metas cumplidas acorde a la planificación y de la utilización de los tiempos.

La importancia de la administración en las PyMES

Previo a trabajar sobre la importancia de una correcta administración en las PyMES, debemos destacar cuál es el rol de estas pequeñas y medianas empresas dentro de nuestra sociedad.

Es sabido que el motor económico de un país no radica en unas pocas compañías, sino que será el trabajo en menor escala (pero más variado) el que aportará gran movimiento a la economía. A tal fin, Naciones Unidas abiertamente ha declarado que las PyMES son la “espina dorsal” de la economía moderna. Son estas las que aportan del 70% al 90% del P.I.B. global. 

Sin ir más lejos, en América Latina las PyMES generan el 61% de la demanda laboral (conforme surge del último relevamiento de la Comisión Económica para América Latina y El Caribe), siendo de vital importancia su fomento para mantener las fuentes de ingreso de los distintos sectores sociales que se benefician de estas. Es así que la quinta Cumbre Empresarial de Estados Latinoamericanos y Caribeños (CELAC), con participación de la Unión Europea (desarrollada en Bruselas), se dió bajo el lema “Europa, América Latina y el Caribe: fomentar un crecimiento integrador y sostenible mediante el refuerzo de las PyMES” y, fue allí, donde la Comisión Europea (C.E.) hizo público su aporte a la causa: una ayuda de U$S 105 millones para fomentar este sector, destinado a beneficiar a toda Latinoamérica y El Caribe. En el mismo orden de ideas, FUNDES (una organización de apoyo financiero) anunció diversos planes de apoyo económico a países parte de la misma, como ser Argentina, Chile, México, Guatemala, etc.

Ahora bien, entrado en el tema, nombramos anteriormente los beneficios de contar con una administración diligente. Serán los mismos principios y tareas las que se aplicarán a las PyMES pero con el detalle de que (por su situación de vulnerabilidad por ser pequeñas, o por tener que resistir los embates inflacionarios sin un respaldo económico fuerte) tomarán mayor relevancia en la subsistencia o éxito de la misma. 

La persona que tome el rol de administración de una PyME, deberá contar con una planificación exhaustiva y control de datos constante para mantener un negocio rentable, pero puntualmente serviría en gran medida que tome precauciones en cuanto a:

  • Analizar la competencia: será muy complejo encontrar un negocio que sea 100% innovador y ofrezca un producto que nadie más haya pensado, por tal motivo, la administración deberá preguntarse ¿qué ventajas tengo para ofrecer en comparación a la competencia?, ¿quién es mi público objetivo?, ¿otra empresa ofrece los mismos productos que yo? y si es positiva la respuesta, ¿a qué costo?. Estas y muchas más interrogantes van a surgir al momento de analizar el mercado, y acá es donde toma relevancia la mercadotecnía. Mediante el correcto uso, podrá sacar provecho la administración de esta herramienta para enfocar sus recursos a promocionar directamente ante el público objetivo, lo que en perspectiva podrá generar mayores ventas.
  • Planificar: un plan de negocios trazado minuciosamente debe acompañar a toda PyME con proyecto de expansión a futuro. Preguntas como ¿qué ofrezco?, ¿cómo lograré obtener el resultado?, ¿qué costos puedo solventar?, ¿cuál será mi objetivo a corto y largo plazo? (entre otras), deben ser los pilares fundantes de una planificación estratégica.
  • Cuidar los recursos: maximizar el cuidado y provecho de los recursos, tanto humanos como económicos, será crucial para mantener una economía equilibrada. La toma de préstamos o métodos de financiación que a priori sean convenientes pero a la larga perjudique la economía, son decisiones que debe meditar correctamente una administración diligente previo a concretarlo.
  • Administra correctamente tu tiempo: la aparición de herramientas de automatización de procesos, y softwares dedicados a acortar el tiempo que llevan operaciones constantes como facturación y comunicación con el cliente, podrán aportar gran valor a la empresa. Pues no únicamente los recursos económicos son los que tienen valor, sino que la velocidad de respuesta y procesamiento de pedidos por parte del público, generarán una mejor calidad en la experiencia del cliente, lo cual a largo plazo podría ampliar las ventas.
  • Busca programas de apoyo: los países reconocen que las PyMES mueven su economía. Por esto, y con una mirada macroeconómica es que se presentan oportunidades de constante capacitación, financiamiento, o apoyo externo. Tanto en el ámbito privado, como estatal. Es necesario estar al día con los planes o programas disponibles para aprovecharlos al máximo.
  • Piensa como tu cliente: el objetivo de toda empresa es dar solución a las necesidades de tu público objetivo, por tal motivo, pensar como el cliente puede ser la solución. Entender qué o cómo puede la empresa solucionar alguna necesidad, qué costo está dispuesto a soportar, con cuánta velocidad lo necesita y todas las contingencias que puedan pasar por su cabeza al momento de elegir donde poner su dinero, aportará a dar una experiencia más personalizada.

Conclusión

Ya sea que tu empresa sea pequeña, mediana o grande, contar con un área de administración debidamente preparada podrá facilitar en gran medida la realización de las tareas, enfocar los recursos, organizar la división de los trabajos y, a futuro, proyectar mayores ventas y posicionar a la institución en un lugar óptimo entre la competencia.

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