Dentro de una empresa, coexisten distintas áreas funcionales que permiten su buen funcionamiento: dirección, finanzas, administración, producción/operaciones, calidad, marketing, recursos humanos, gestión de proyectos, procesos, logística. Para alcanzar los objetivos organizacionales, es crucial que todas ellas estén alineadas a su propósito y estrategia de negocio.

A continuación vamos a profundizar sobre el área de Finanzas. Qué es, cuáles son sus funciones principales, sus mayores desafíos, etc.

 

 

Índice

  1. ¿Qué es el Área de Finanzas de una empresa?
  2. Breve historia de su concepción y desarrollo en el tiempo
  3. Conformación del sector y funciones de cada una de sus subsecciones
  4. Principales problemas a los que debe enfrentarse el Área Financiera
  5. Consejos a tener en cuenta en la planificación del Área de Finanzas de una empresa
  6. Conclusión

¿Qué es el Área de Finanzas de una empresa?

Todas las empresas requieren de un Área de Finanzas eficaz y adecuadamente organizada para gestionar todo aquello que está relacionado con las finanzas de la compañía y el manejo de los presupuestos. Este sector es el encargado de asegurar la viabilidad económica de la entidad, ya que regula los balances contables y sus resultados. La gestión de los recursos financieros de una empresa es una tarea compleja que determinará, a su vez, la inversión de determinados fondos en capital humano, material, simbólico, o social. A continuación realizaremos una descripción más detallada de esta amplia área.

Breve historia de su concepción y desarrollo en el tiempo

Desde el comienzo de los tiempos, la Humanidad ha necesitado hacer uso de ciertas herramientas para regular la administración de sus recursos y así asegurar que las necesidades del momento estén satisfechas. Lo que comenzó como una preocupación por la cacería o el trueque de productos, con el inminente avance de los siglos se transformó en una compleja comercialización de bienes o servicios, áreas de producción, manufactura y extracción de bienes. 

La época del Renacimiento italiano (siglos XV y XVI) representó un aceleramiento del comercio de mercancías, sobre todo por mar o por tierra. En este sentido, en los grandes focos comerciales italianos como Venecia o Florencia que, de hecho, competían por el monopolio comercial, comenzaron a emerger reveladores registros “contables” por parte de famosos banqueros o comerciantes, en los cuales se asentaba lo que adquirían, los gastos que realizaban, y el precio al que se efectuaba la venta. Por ejemplo, en 1494, en la ciudad de Venecia, Francisco di Luca Paciolo publicó su libro denominado Summa de Arithmetica, en uno de cuyos capítulos, "Las cuentas y las Escrituras", se describe por primera vez el sistema que ahora conocemos como partida doble, que constituye la base de la contabilidad actual.

Con el tiempo, la Contabilidad ha ido sufriendo numerosos cambios para adaptarse a las nuevas circunstancias, tanto de los diferentes modelos económicos, como de los tipos de industria que fueron surgiendo. Así, a lo largo de los siglos, se fueron conformando áreas financieras especializadas en cada tipo de industria en particular: una para las actividades básicas o extractivas como son la agricultura, la ganadería, la minería y el petróleo, otra para las industrias manufactureras o transformadoras, y una última especialización para toda actividad relativa a las actividades de servicios y comerciales, como los bancos

Conformación del sector y funciones de cada una de sus subsecciones

El Departamento Financiero debe contar con una estructura y una organización adecuadas al modelo empresarial que se plantee. Esto hace que se encuentre dividido en subsecciones que llevan a cabo funciones específicas. En líneas generales, las tareas del sector contable han de garantizar un correcto funcionamiento interno del departamento, así como una apropiada coordinación con el resto de las áreas funcionales de la empresa. Es importante que la información cuantificada con la que trabaje esta área sea fidedigna, porque en caso contrario, será muy difícil tomar decisiones acertadas y solucionar eventuales problemas. El sector está organizado jerárquicamente de la siguiente forma:

  1. El director financiero. Dirige a los colaboradores del Departamento que están a su cargo y actúa como asesor del director general del que depende. Una y otra responsabilidad exigen de él que establezca las políticas y procedimientos financieros que hayan de aplicarse en la empresa.
  2. La auditoría interna. Proporciona información y elementos de juicio al comité de auditoría de la empresa con el fin de perfeccionar el funcionamiento de la organización a través de mejoras incrementales en los beneficios. También puede complementar la labor de los auditores externos.
  3. El controlador financiero. Gestiona y hace un seguimiento de los activos de la empresa. Entonces, puede realizar un análisis económico para captar o producir nuevas inversiones, mide la rentabilidad por centros de beneficio o unidades de negocio, e incluso analiza las adquisiciones.
    De la misma forma, el controlador también está habilitado para llevar  a cabo otras acciones: formalizar presupuestos, generar previsiones de beneficios y caja, y asignar o repartir gastos generales. Otras funciones a su cargo son: analizar desviaciones de gastos, llevar la contabilidad interna y externa de la empresa, para lo cual debe procesar los datos a través de las aplicaciones. Aparte, puede realizar mediciones según parámetros y confeccionar informes informáticos. Por último, la responsabilidad del controlador es evaluar el riesgo económico del negocio: es decir, la posibilidad de que las inversiones no generen el excedente esperado.
  4. La sección fiscal. No siempre se encuentra en el seno de la empresa, porque se puede cubrir con asesores externos expertos en la materia. Se encarga de procesos como calcular los impuestos a pagar, o elaborar un plan fiscal que saque provecho de las oportunidades que ofrece cada legislación.
  5. La subsección de tesorería es una de las funciones financieras más diferenciadas y fáciles de comprender. Básicamente, se encarga de entablar y analizar relaciones financieras. Entre sus funciones se encuentra: prever el uso de fondos y mantener relación con los proveedores de esos recursos, así como con bancos y otras entidades de crédito y gestión de préstamos.
    A su vez, toma decisiones que giran en torno a la inversión de fondos de caja o pagos diferidos. También gestiona las carteras en tanto que realización de inversiones, analiza las políticas de créditos, autoriza créditos especiales, y contrata seguros. Más allá de esto, su función más importante es la recepción y custodia de los activos líquidos. En pocas palabras, debe prevenir el riesgo financiero, el cual se relaciona directamente con la estructura de financiación.

  Dicho de otro modo, las cuatro principales responsabilidades de Finanzas pueden resumirse en:

  • Funciones de monitoreo y planificación, que incluyen el sistema de información contable.
  • Funciones derivadas del manejo, control y protección de la tesorería y otros activos líquidos. 
  • Funciones financieras diversas o de carácter atípico. Por ejemplo, el otorgamiento de préstamos o concesiones especiales.
  • Funciones derivadas de servicios auxiliares establecidos bajo la responsabilidad del departamento financiero. Por ejemplo, el manejo de los costos de los inmuebles asociados a las operaciones.

   Entonces, de forma esquemática puede decirse que las funciones, a grandes rasgos, pueden agruparse en: planificación, asesoría y toma de decisiones. En la primera hallamos toda elaboración presupuestaria y diseño de esquemas de acción financiera; en la segunda se prevé y se evalúa estratégicamente el movimiento de fondos para aconsejar a los directivos sobre la toma de decisiones; y en la tercera se ponen en circulación efectivamente los recursos para cumplir con los objetivos fijados de antemano. Otras funciones extra pueden ser, por ejemplo, asesorar sobre cuál es la mejor forma de invertir si se produce un excedente monetario, o bien, gestionar ciertas compras, actualizar seguros y fianzas, y también, prevenir el impacto que puedan tener determinados factores externos en la economía de la empresa.

Principales problemas a los que debe enfrentarse el Área Financiera

En las empresas a menudo pueden surgir problemas vinculados con la gestión del capital total. Estos inconvenientes resultan más frecuentes en aquellas compañías que, o bien son emergentes y aún no cuentan con una planificación organizacional adecuada, o que a pesar de estar divididas en las áreas correctas, todavía no presentan un equipo financiero funcional o adecuadamente conformado.

Los problemas más frecuentes a los cuales se enfrenta el sector son, por ejemplo, que al inicio de la actividad comercial no haya suficiente dinero disponible. A este respecto, debe recordarse que la rentabilidad no es inmediata: incluso, pueden pasar dos años antes de obtener una gran ganancia. Se debe contar con un buen plan de amortización para superar esta primera etapa.

Otro obstáculo muy común que obstruye el desempeño de las nuevas empresas es que tratan de vencer a la competencia ofreciendo sus productos a precios más bajos, lo cual no es efectivo porque sus competidores ya poseen una buena relación con sus proveedores, que les venden a bajo precio por grandes cantidades. La mejor estrategia es fijar el precio de sus productos o servicios a un valor justo de mercado y tratar de vencer a la competencia vendiendo productos de calidad.

En la lista de problemas también suele aparecer que, como los clientes no le pagan a tiempo a la empresa, a esta se le dificulta cumplir con sus obligaciones contractuales. La solución a esto es pedir un crédito un poco más alto de lo habitual para poder amortizar los inconvenientes ocasionados por las dilaciones en los pagos. También suele ser objeto de dilema el número de personal a contratar, para cuya solución resulta fundamental reflexionar valorando previamente las ganancias y los costos en función del tiempo empleado en cada actividad.

Por último, se recomienda que la información esté correctamente almacenada dentro de programas adecuados que se actualicen con el tiempo. En caso contrario, por ejemplo, puede ocurrir que, si se trata de una empresa grande y los clientes hacen una compra en cuotas, se pierda la información sobre los pagos pendientes y no se pueda realizar un buen seguimiento del cliente. O bien la información puede estar dispersa, ser poco accesible o no arrojar el contenido necesario para realizar cierto análisis. Por ende, es importante que la base de datos esté bien organizada, que esté a disposición de las personas a cargo y que sea manejada con responsabilidad. Además, claro, de que los software utilizados deben poder cruzar datos en forma rápida y efectiva. 

Consejos a tener en cuenta en la planificación del Área de Finanzas de una empresa

 El primer consejo para que el Equipo de Finanzas sea efectivo, es que se lo planifique con conciencia, de acuerdo al modelo de negocios de la empresa, su capacidad productiva y su escala global. De estar integrado por miembros correctamente capacitados (con esto nos referimos a que está comprobado que incorporar personal por afinidades y no por currículum, termina obstaculizando el desarrollo de la empresa a largo plazo). Sobre este punto, también resulta crucial ofrecer capacitaciones a los colaboradores del área contable en forma regular, ya sea en relación con las nuevas tecnologías, o a través de la inversión en cursos de perfeccionamiento. La capacitación general también contribuye a que no haya escasez de personal. 

A su vez, es recomendable que el sector utilice sistemas contables de punta para poder procesar datos en forma más fiel, ágil y efectiva. Al respecto, también resulta imprescindible llevar a cabo un procesamiento por lotes que evite que el trabajo recaiga sobre cada factura y recibo en particular. Al mismo tiempo, debe crearse un sistema que consolide y centralice todos los documentos, para que sean procesados juntos de una sola vez, lo cual te hará ahorrar tiempo y esfuerzo. En este sentido, el uso de métricas de proceso te permitirá comparar la actividad de la empresa con respecto a períodos de acción anteriores, así como establecer un punto de referencia para que trabaje tu equipo. Algunas métricas que puedes utilizar son las de relaciones de contabilidad, tiempo de ciclo, número de documentos en proceso, etc.

Se sugiere también planificar la entrega, por parte de los contadores, de informes de balances en forma periódica, cada cierto periodo regular de tiempo. Esto permitirá tener una perspectiva más certera del funcionamiento económico de la empresa y realizar las previsiones adecuadas.

Por último, se les recomienda a los dueños de medianas y pequeñas empresas separar las cuentas personales de las de la empresa. Esto significa que el apoderado deberá tener una cuenta externa, propia del negocio para poder controlar mejor los ingresos y egresos. Asimismo, el director deberá establecerse un salario fijo y respetar el monto para no desbalancear las cuentas.

Conclusión

El Área de Finanzas de una empresa es uno de los sectores más importantes porque tiene una gran incidencia en los movimientos de fondos de la compañía. Es aquí donde serán tomadas las grandes decisiones en cuanto a gasto de recursos, obtención de ganancias y el consecuente saldo de balances, así como el registro contable de estos procesos. 

    Las compañías serias deben trabajar con datos fidedignos y de calidad, los cuales deben ser procesados adecuadamente a través de las herramientas de software más acertadas. Por ende, resulta importante formar al personal en forma permanente, y para eso deben pensar en invertir en él y en su capacitación. Como contrapartida, resulta importante para la gestión que el contador entregue informes contables en forma periódica, y que los documentos utilicen métricas y parámetros confiables. Cuanto mejor sea la calidad de los resúmenes, más rápido se hará el análisis, y mejor y más pronta será la resolución de los problemas. Todo esto redunda en que pueda garantizarse un óptimo funcionamiento de la organización.

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