Dentro de una empresa, coexisten distintas áreas funcionales que permiten su buen funcionamiento: dirección, finanzas, administración, producción/operaciones, calidad, marketing, recursos humanos, gestión de proyectos, procesos, logística. Para alcanzar los objetivos organizacionales, es crucial que todas ellas estén alineadas a su propósito y estrategia de negocio.

A continuación vamos a profundizar sobre el área de Gestión de Proyectos: qué es, cuáles son sus funciones principales, sus mayores desafíos, etc.

 

 

Índice

  1. Definición del área de Gestión de proyectos
  2. Breve historia de su concepción y desarrollo en el tiempo
  3. Fases de la gestión de proyectos
  4. Principales beneficios del área
  5. Responsabilidades del área dentro de la empresa
  6. Importancia de la gestión de proyectos
  7. Distintas metodologías en la gestión de proyectos
  8. Conclusión

Definición del área de Gestión de proyectos

La gestión de proyectos puede ser definida como aquel conjunto de acciones y metodologías que se aplican para planificar, organizar, motivar y controlar los recursos y procesos con los que cuenta una empresa, tendientes a concretar uno o varios objetivos. Tal es así, que se enfocará en acompañar la evolución del proyecto, solucionará los eventuales problemas que puedan surgir de una manera eficaz, y le darán seguimiento a las tareas hasta su finalización y entrega.

 

Dicho esto, definamos qué es un proyecto. Podríamos decir que un proyecto es toda actividad empresarial que requiere de cierta organización, dotado de objetivos específicos, tendientes a un resultado, y que regularmente tienen un principio y un final pre-definidos. Esto se verá realizado mediante la entrega de un producto, servicio o resultado al cliente. Un área de gestión de proyectos diligente, se encargará de acompañar al resto de las áreas en miras a obtener un resultado beneficioso no solo en costos, sino también en resultados finales, enfocándose en conseguir una experiencia del cliente óptima. A continuación trataremos de ahondar sobre la temática en cuestión, su evolución, fases, responsabilidades e importancia para una empresa.

Breve historia de su concepción y desarrollo en el tiempo

Debemos destacar antes de hacer un recorrido por la evolución de la gestión de proyectos, que su origen como tal se remonta a los grandes proyectos que impactaron en el curso de la historia, de tal forma de manera previa al 1900, con un modelo económico primitivo, mercantil y feudal, los maestros técnicos e ingenieros estaban enfocados en adquirir conocimientos de manera empírica y en cierta medida intuitiva. Con la llegada del Liberalismo, aparecieron modelos como la Administración de Taylor (1900) y las Gráficas de Gantt (1910), donde se inicia el análisis de costo y beneficio. Ya con el Keynesianismo, aparecen los primeros modelos de trabajo de tipo PERT donde el enfoque se hacía en la preparación y evaluación de proyectos. Finalmente con el Neoliberalismo, nace propiamente la gestión de negocios, acompañada de metodologías sofisticadas como PRINCE2 o las recomendaciones del P.M.I.

Por tener su apogeo en el siglo XX, se considera que es una disciplina relativamente nueva y tiene su fuente de creación a raíz de la aparición de proyectos complejos e interrelacionados entre ellos.

Los antiguos sistemas de seguimiento de proyectos, se estructuraban basándose en prueba y error, o meras estimaciones desprovistas de un rigor de índole científico. Posteriormente, y a raíz del surgimiento de estas nuevas necesidades planteadas por procesos complejos y heterogéneos, es que se volvió imperiosa la necesidad de utilizar herramientas de corte tecnológicas y sistemas específicamente dedicados a la organización y acompañamiento de cada uno de estos proyectos. 

Personas como Henry Gantt (1861-1919), posteriormente denominado el padre de técnicas de planeamiento y control, desarrollador del famoso diagrama de Gantt, y Henri Fayol (1841-1925) que en su momento estudió las cinco funciones de gestión de proyectos, han sido los responsables de rediseñar las formas en que se concibe la concreción y seguimiento de un proyecto en la modernidad. Ya por la década de 1950, es Hans Lang quien, mediante la publicación de diversos trabajos, comienza a sincronizar modelos de manejo de proyectos con las nuevas tecnologías de la época, para así lograr una eficiente gestión de costos y maximizar los beneficios. 

La aparición de los primeros ordenadores, dotados de herramientas informáticas que aceleren los procesos y eviten los errores humanos han tenido una importancia clave en el desarrollo de la gestión de proyectos. Esta rama encuentra su punto de inflexión en la historia en el año 1969 cuando, en los Estados Unidos, nace el Project Management Institute (conocido como P.M.I.) que celebró su primer simposio con una participación de 83 personas y fue evolucionando hasta que en el año 1987 se publica el Project Management Book of Knowledge (en sus siglas PMBOK) que se posicionó como el estándar para la gestión de proyectos. Por otro lado, en Europa se desarrolla casi de manera paralela la Asociación Internacional para la Gestión de Proyectos (en sus siglas IPMA) buscando los mismos resultados que su competencia norteamericana: generar un enfoque más dinámico y en constante evolución atinente a la gestión de proyectos.

Fases de la gestión de proyectos

Tal como se dijo antes, el Project Management Institute a finales de la década del sesenta cambió las reglas del juego aportando mediante su Body of Knowledge lo que se conoce como “Las cinco fases en la gestión de proyectos”, que marca un estándar básico o “tradicional” sobre el cual toda gestión diligente deberá posicionarse. De tal forma, se plantea el siguiente esquema estratégico:

  • Estudio de factibilidad: se plantea como la primera etapa, que es previa a la toma de acción. Su objetivo principal es la determinación de objetivos a cumplir, la factibilidad de alcanzarlos, los costos y beneficios tanto económicos como estratégicos, y la forma de realización del proyecto.

En la actualidad, se utilizan distintos softwares de gestión que, mediante el análisis de metodologías y objetivos, determinan los riesgos, costos, y la posibilidad de entrega de un producto de calidad.

  • Planificación: Esta fase de suma importancia, se compone de la determinación de los recursos necesarios, costos y esfuerzos. Se define el plan de acción a tener en cuenta (generalmente acompañado de un documento que plasme la planificación), la división de las tareas, áreas y formas de trabajo y se fijan los alcances del proyecto.

  • Ejecución: Quizá la fase de mayor importancia. Es aquí donde se llevan a cabo todas las tareas pactadas en el paso anterior.  Usualmente se acompaña de informes donde se reporta desde las tareas realizadas, obstáculos encontrados, y resultados obtenidos. 

Materializa todas las ideas mediante técnicas y procesos previstos con anterioridad.

  • Seguimiento: Es aquí donde toma relevancia la figura del analista o director del proyecto. En esta fase se ponen en conocimiento de este, los resultados obtenidos en cada una de las tareas realizadas y, de manera siguiente, se extraen conclusiones a partir de la información aportada. Es por ello que, mediante el correcto cotejo de la información extraída, se pueden ponderar cambios en la estrategia, correcciones, y en mayor medida se busca garantizar la entrega de un producto o servicio de calidad al cliente.

  • Cierre: También conocido como la etapa de evaluación. En esta fase final se evalúa el cumplimiento, o no, de la planificación conforme al documento que la respalda. Se acompaña de un cotejo de expectativas y resultados donde, en menor o mayor medida, se pone el foco en los errores o fallos del proyecto para que, en futuras ocasiones, se tomen las decisiones más óptimas para la tarea a desarrollar.

Es a través del análisis de la checklist (lista de verificación) que se ejecuta el formal cierre de tareas de todas las áreas. Las estimaciones iniciales se verán a la luz de los resultados alcanzados para evaluar qué tan acorde (o no) fue el desarrollo de la estrategia planificada.

Principales beneficios del área

Contar con un área especializada en la gestión de proyectos, acompañada de servicios informáticos óptimos, puede aportar mucho valor a una empresa que quiera ser competente en los tiempos que corren. Al maximizar la capacidad de reacción de los empleados, es que se puede conseguir un coste menor, acompañado de un importante valor añadido en cuanto a la calidad del producto.

Así es que como beneficios de la misma, podemos decir que aportará a resolver los problemas de una manera más rápida y eficaz, de una forma colaborativa mediante la creación y delegación de tareas a las personas más capacitadas para realizarlas; por otro lado los tiempos de trabajo se verán reducidos y enfocados a tareas específicas, dotando de un extra de calidad al producto o servicio que se estará desarrollando; se trabajará de manera interactiva, interconectada, y con manejo de información en tiempo real, lo que generará una mayor satisfacción al cliente; a  través de una planificación adecuada, se podrá abaratar los costos mediante la creación de presupuestos anticipados; se conseguirá fluidez en la comunicación inter-áreas previniendo la aparición de los famosos “cuellos de botella” y “rutas críticas”; y como dato no menor, mediante una correcta administración de los recursos, se podrán reunir datos de gran importancia para futuros proyectos dentro de la empresa.

No podemos desconocer en cuanto a beneficios, que el P.M.I., a través de un estudio publicado bajo el nombre de “The high cost of low performance” (El alto costo del bajo rendimiento), evidenció que la aplicación de una correcta gestión de proyectos, dotó de ventajas que se materializaron en el 71% de tasa de éxito con respecto a los objetivos iniciales, en contraste con un 52% de éxito por parte de las compañías que todavía no tenían esta área desarrollada.

Responsabilidades del área dentro de la empresa

Cuando se realiza un proyecto, generalmente el objetivo es concretar la entrega de un producto o servicio que sea no solo funcional para el cliente, sino que sea original y cumpla una necesidad. Esta necesidad debe ser clara y específica, y la planificación debe desarrollarse en miras a solucionarla. Es así que dentro de las principales responsabilidades de esta área, podemos decir que será el director del área el encargado de definir la metodología a utilizar y las fases de nuestro proyecto; así también se trabajará sobre el presupuesto a solventar, tanto en recursos como en esfuerzos humanos; por otro lado deberá definir el alcance del proyecto, el objetivo del mismo, y la duración estimada o aproximada, para que, de esa forma, al momento del seguimiento y del cierre, se pueda cotejar la información obtenida, controlando de tal modo si la estrategia utilizada fue útil, las personas encargadas trabajaron de forma adecuada, y se cumplió con la planificación acordada.

Por otro lado, uno de los principales roles del director del área, es conseguir que entre los trabajadores se realicen las tareas de forma armónica, comunicada, y sincronizada. La gestión de conflictos, negociación, y cooperación debe formar parte de las cualidades imprescindibles con las que debe contar un encargado del área de gestión de proyectos, o también llamado, Project Manager.

Para finalizar, es importante destacar que este Project Manager debe entender cómo trabajan las personas y, de esta manera, buscar las formas más eficientes y dinámicas para aplicar al trabajo. La estandarización de procesos aporta en gran medida a que las tareas se desarrollen en su mejor versión. Es así que, a los ojos del cliente (y del mercado), una empresa que ha planificado de forma previa, realizado el trabajo conforme al plan, sorteado los obstáculos con dinamismo y trabajo en equipo, y sobre todo nunca supieron cumplir los hitos del proyecto en las fechas fijadas y acorde al presupuesto estimado, brinda un mensaje claro para la competencia, lo que por supuesto irá acompañado de un mayor valor para la empresa, o un aumento en las ventas.

A su vez, es recomendable que el sector utilice sistemas contables de punta para poder procesar datos en forma más fiel, ágil y efectiva. Al respecto, también resulta imprescindible llevar a cabo un procesamiento por lotes que evite que el trabajo recaiga sobre cada factura y recibo en particular. Al mismo tiempo, debe crearse un sistema que consolide y centralice todos los documentos, para que sean procesados juntos de una sola vez, lo cual te hará ahorrar tiempo y esfuerzo. En este sentido, el uso de métricas de proceso te permitirá comparar la actividad de la empresa con respecto a períodos de acción anteriores, así como establecer un punto de referencia para que trabaje tu equipo. Algunas métricas que puedes utilizar son las de relaciones de contabilidad, tiempo de ciclo, número de documentos en proceso, etc.

Se sugiere también planificar la entrega, por parte de los contadores, de informes de balances en forma periódica, cada cierto periodo regular de tiempo. Esto permitirá tener una perspectiva más certera del funcionamiento económico de la empresa y realizar las previsiones adecuadas.

Por último, se les recomienda a los dueños de medianas y pequeñas empresas separar las cuentas personales de las de la empresa. Esto significa que el apoderado deberá tener una cuenta externa, propia del negocio para poder controlar mejor los ingresos y egresos. Asimismo, el director deberá establecerse un salario fijo y respetar el monto para no desbalancear las cuentas.

Importancia de la gestión de proyectos

Destacaremos en este apartado, que la correcta gestión de proyectos, otorga a una empresa meticulosidad, capacidad de generar un flujo de experiencia y aprendizaje, lo que se vuelve en cierto punto hasta de rigor científico. Una estandarización de procesos moderna, necesariamente debe ir acompañada de distintas herramientas tecnológicas, como softwares específicos de administración empresarial y organización. De la mano de estas herramientas, se garantiza una mayor supresión de errores humanos involuntarios, lo que se traduce en una mayor garantía de éxito al momento de desarrollar un proyecto.

También diremos que la gestión de proyectos aporta liderazgo y dirección a los mismos, lo que se traduce en un mejor trabajo. Se verá también que será el líder quien realiza los controles de calidad, asegurando que un producto se entregue a la altura de las necesidades planteadas, y que se haya realizado conforme a una planificación previa que haya sido realista.

Distintas metodologías en la gestión de proyectos

Con el desarrollo de distintas herramientas y softwares, acompañado de una constante evolución de lo que sería el Project Management, es que actualmente podemos hablar de la existencia de distintas metodologías de gestión de proyectos. Las metodologías que se van a presentar de manera siguiente, se jactan de ser las más “populares” dentro del tráfico comercial empresarial actual. Algunas se adaptan a proyectos más pequeños y focalizados, y otras se adaptan mejor a grandes desafíos, dotando de herramientas sumamente útiles para las personas que van a realizar el proyecto. De tal forma podemos encontrar:

 

  1. AGILE: Caracterizada por ser una metodología sumamente flexible, la metodología AGILE permite procesar los proyectos en varios ciclos pequeños. Generalmente se adaptan mejor a proyectos de carácter dinámico, sujetos a cambios constantes y revisiones periódicas. El Project Manager dividirá los turnos de trabajo en “sprints” que deberán adaptarse constantemente a las nuevas solicitudes de los clientes. Mediante la utilización de AGILE se dota de gran adaptabilidad a tu equipo de trabajo, pero sujeto a una iteración frecuente.
  2. Adaptative Project Framework: Creado para dar una solución a los proyectos susceptibles de sufrir muchos cambios y modificaciones a lo largo de su desarrollo, este enfoque o metodología de trabajo, se centra en adaptar el proceso a las necesidades que vayan surgiendo. Se presenta como una contraposición al proceso tradicional o lineal donde cada tarea tiene su predecesora y otra posterior.
  3. Kanban: El método Kanban se basa en el correcto uso del tiempo, la dimensión del proyecto, y los costos estimados, elimina los “sprints” para enfocarse en una idea de entrega continua. Se utilizan símbolos visuales para alertar al equipo de trabajo acerca de la cantidad o calidad de los productos deseados (Kanban significa “tarjeta”). Tomó popularidad con la fábrica japonesa Toyota en la década de 1940. Suele utilizarse combinada con la metodología Scrum para aportar un mejor resultado.
  4. Extreme Programing: Con bases en la estructura agile, la Extreme Programing, conocida como XP, fue desarrollada en los años 90 como un método con ciclos cortos de trabajo, donde el principal objetivo es la entrega de un producto de calidad y la concreción de la satisfacción del cliente. Se enfoca en trabajos pequeños, acompañados de softwares específicos que aseguren un trabajo de calidad.
  5. PERT: El Project Evaluation Review Technique, en español conocido como Técnica de Evaluación y Revisión del Proyecto, está diseñado especialmente para las industrias de manufactura. Allí encuentra su mejor desarrollo porque se toma en cuenta el tiempo necesario para desarrollar una tarea, de manera tal que el resultado sea acorde a los tiempos y presupuestos definidos.
  6. Waterfall: Creado para dar una solución a los proyectos que estaban dotados de muchos cambios y revisiones, este enfoque o metodología de trabajo, se centra en adaptar el proceso a las nuevas necesidades y requerimientos que puedan surgir en el camino. La metodología waterfall, o en su traducción “cascada” es un enfoque tradicional y más conservador en cuanto a la forma de trabajar. Generalmente es utilizada en sectores de la construcción, donde cada paso depende de un paso previo y condiciona a otro paso posterior, es decir que no suele estar sujeto a cambios abruptos o intempestivos. Se realizarán las tareas de manera lineal y concatenada, desde el principio hasta su fin.
  7. PRINCE2: Los Proyectos en Ambientes Controlados, en su sigla original PRINCE2 (Projects in Controlled Environments) ha tomado gran valor y trascendencia en lugares como el Reino Unido. Se jacta de ser una metodología flexible y ágil para trabajar. Se pone el foco en los tiempos de entrega de los productos, como así también en los montos a solventar conforme al presupuesto previo. Hay una exacta determinación de los roles a tomar por cada uno de los trabajadores, de modo tal que no existen (en principio) malos entendidos respecto a quién debe realizar cada tarea, garantizando un exitoso resultado final.
  8. Scrum: Por otro lado, con la metodología Scrum, quizás puedas sortear obstáculos de manera más veloz que la metodología Waterfall. Esta forma de trabajo, basada en la estructura AGILE, se basa puntualmente en la colaboración interactiva entre todos los participantes del proyecto. El director que tomará el nombre de Scrum Master, facilitará los distintos “sprints” dentro de límites temporales, por ejemplo en una dos o tres semanas. Suele ser popular la utilización de esta metodología porque dota de eficiencia y competitividad a una empresa, aprovechando al máximo el tiempo de trabajo y resultando en un proceso iterativo y satisfactorio. 

Cabe aclarar, que estos distintos métodos o metodologías de trabajo, lejos están de ser los únicos, o los “mejores” para una empresa, sino que pueden encontrarse ramificados, combinados, y utilizados de tal manera que sean capaces de adaptarse a la forma de trabajo de la empresa, y viceversa. 

Es por esto que, a modo de recomendación, es importante que al momento de elegir una metodología se ponderen distintos factores, como ser: 

  • los objetivos propuestos, 
  • el tipo de proyecto a realizar según magnitud y tamaño, 
  • la forma de trabajar de los empleados, 
  • los tipos de clientes y sus expectativas, 
  • las metas de organización, 
  • la estructura de trabajo (remota o presencial) 
  • todos aquellos factores que estime convenientes al momento de replantear su forma de trabajo.

Conclusión

Habiendo presentado el área, es importante destacar que cada empresa tiene sus propios objetivos y clientes con necesidades particulares, sin embargo no se debe descuidar el desarrollo empresarial para mantener o aumentar la competitividad. Esto sólo será posible en la medida que las empresas optimicen su funcionamiento y mejoren su propuesta de valor para el cliente, como resultado de una adecuada gestión de proyectos basada en los objetivos estratégicos de la organización. 

Resultados contundentes, información en tiempo real, tiempos de trabajo acordes a una planificación previa y tareas precisamente delimitadas son algunas de las grandes ventajas de contar con una adecuada gestión de proyectos.

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