Dentro de una empresa, coexisten distintas áreas funcionales que permiten su buen funcionamiento: dirección, finanzas, administración, producción/operaciones, calidad, marketing, recursos humanos, gestión de proyectos, procesos, logística. Para alcanzar los objetivos organizacionales, es crucial que todas ellas estén alineadas a su propósito y estrategia de negocio.

A continuación vamos a profundizar sobre el área de Logística. Qué es, cuáles son sus funciones principales, sus mayores desafíos, etc.

 

 

Índice

  1. ¿Qué es el área de Logística de una empresa?
  2. Breve historia de su concepción y desarrollo en el tiempo
  3. Conformación del sector
  4. Funciones que desempeña el Departamento de Logística de una empresa
  5. Especificaciones: la logística interna y externa
  6. Problemas o desafíos que debe enfrentar actualmente
  7. Consejos para diseñar la logística integral de una empresa
  8. Conclusiones

¿Qué es el área de Logística de una empresa?

La logística empresarial puede resumirse en una palabra como “suministro”. Supone la ejecución, planificación y control de todas las actividades relacionadas con la obtención, almacenamiento y traslado de materiales en los circuitos empresariales. Esto incluye desde las materias primas necesarias en las primeras etapas del proceso de producción, hasta los productos terminados que son provistos en forma directa al cliente final. De esta forma, podemos decir que la logística resulta una pieza clave en la cadena de producción o suministro de cualquier empresa. 


    Gracias a las múltiples actividades que se llevan a cabo dentro del ámbito de la logística -tanto interna, como externa-, se puede poner a disposición de los clientes sus productos y servicios en el momento y lugar adecuados, aportando valor a la compra y mejorando la experiencia del cliente. Para lograr esto, es necesario un estudio y planificación previos para diseñar un sistema de control de toda la actividad logística de la empresa en sí, haciéndola lo más eficaz y eficiente posible.

Breve historia de su concepción y desarrollo en el tiempo

   El origen de la logística puede remontarse hasta la antigua Grecia y el Imperio Romano, cuando hacia el 2.900 al 2.800 a.C., los “logistikas” (es decir, los oficiales militares), estaban encargados de abastecer con recursos al ejército. Lo importante es que, más allá de la época, la logística siempre ha supuesto un cálculo matemático -a escala variable- de las provisiones. 

  Ya en el siglo XX, la logística da un salto importante en el sentido de que comienza a implementar la informática como herramienta de medición y control de los productos. En este punto ya es posible saber lo que sucede en la cadena de suministro y también los recursos que se necesitan para garantizar que todo marche como es debido. 

    Actualmente, este proceso ya cuenta con todo un desarrollo especializado de sensores, códigos QR, Just in Time, sistemas de trazabilidad, gestiones de rutas y flotas, preavisos para la entrega a particulares, entre otros fenómenos. La logística comienza a experimentar un desarrollo tecnológico frenético, siendo en muchos casos la “punta de lanza” para la implementación de nuevas invenciones.

    Así, es hasta el día de hoy que entendemos la logística como la organización de las actividades de aprovisionamiento de materiales, artículos semielaborados y componentes, desde las fuentes de suministro a los centros de producción y de estos, ya transformadas por el proceso productivo, a las plataformas o almacenes de distribución de forma que lleguen al mercado en perfectas condiciones y con un costo mínimo.

Conformación del sector

La logística integral de una empresa está conformada por la logística interna y la logística externa. Ambas trabajan en estrecha relación para garantizar la coherencia de los procesos internos de suministro de la empresa, con el apercibimiento externo. Así, mientras que una se ocupa de la recepción, movimiento y disposición de las mercancías a nivel de espacio interno, la otra se pone en comunicación con el cliente para garantizar un óptimo servicio.

Funciones que desempeña el Departamento de Logística de una empresa

     La logística empresarial engloba todo un entramado de elementos y procesos que deben ser gestionados de manera adecuada, porque sino pueden complicar la situación de la empresa. Esto es así ya que la organización y planificación eficaz de la logística empresarial permite que se optimicen procesos y se reduzcan costos.

   Entre las funciones y actividades que comprende la logística empresarial, podemos destacar las siguientes:

  • Servir al cliente. Gracias a la logística, el departamento de ventas puede gestionar los productos y servicios en función de las necesidades de los clientes para agilizar los tiempos de respuesta.
  • Diseñar y planificar rutas de transporte más adecuadas y óptimas, así como el modo y el medio que se debe emplear para distribuir los productos a los clientes.
  • Controlar los inventarios. Almacenar tanto materias primas, como productos a medio terminar o manufacturas. En definitiva, se trata de llevar un exhaustivo control del stock.
  • Procesar los pedidos. La buena gestión y planificación del stock permite procesar los pedidos de manera rápida, satisfaciendo la demanda de los clientes de forma eficaz.
  • Gestionar los datos, lo que permite conocer mejor nuestro propio producto y sistema de almacenamiento. Podemos obtener gran cantidad de información referente a solicitudes, horarios de mayor concentración de dichos pedidos, detección de errores, etc.
  • Monitorear los pedidos: La acción más importante si hablamos de la parte de transporte será la de gestionar la trazabilidad de los pedidos. Es decir, estar atentos a la localización y control (en tiempo real si es posible) del pedido, para lo cual debemos realizar un seguimiento a través del uso de aplicaciones especiales.

 Todas estas funciones se llevan a cabo con el fin de brindarle al cliente un excelente servicio que implique para la empresa el mínimo costo posible.

Especificaciones: la logística interna y externa

   La logística total o integral de una empresa está conformada por la sumatoria entre la logística interna y la logística externa.

   La logística interna puede definirse como todos aquellos procesos de la cadena de suministro que tienen lugar dentro de la propia empresa. Es decir, todo el circuito desde que la compañía recibe la mercancía en sus instalaciones hasta que esta es expedida, ya sea hacia un colaborador logístico o en dirección al consumidor final.

 Si tuviéramos que identificar la gran ventaja con la que cuenta la logística interna, sin duda sería que tiene a mano el mejor conocimiento sobre las necesidades, los procesos y las particularidades de su propia compañía. Pero, a cambio de esto, tiene que afrontar una importante variedad de dificultades.

La logística interna, en cuanto proceso, presenta cuatro fases:

  1. Recepción. Toda empresa recibe mercancía en un determinado estado inicial. Para ello, debe contar con los recursos necesarios: instalaciones, maquinaria, personal, así como también debe contar con un determinado software que realice el adecuado almacenamiento de datos, la contabilidad, y los seguimientos de los productos.
  2. Ubicación. La ubicación no se limita a llenar las estanterías, sino que a veces hay que distribuirlas hacia otros puntos de suministro. También es necesario estudiar la posición de cada material almacenado para facilitar los desplazamientos. Cuanta más rotación implique un producto, más accesible ha de estar (es decir, ha de ser ubicado en los pasillos más próximos, colocado a menor altura, sin otros elementos delante, etc.).
  3. El aumento del valor. Aquí encontramos todos los procesos que añaden valor. Por ejemplo, la gestión del stock en tiempo real es otra tarea que aumenta la valía por encima del mero almacenamiento. Para la manipulación de materiales también tendremos que dotarnos de equipamiento especializado, como máquinas de radiofrecuencia que lean los artículos de los productos.
  4. La salida. También forma parte de la logística interna la responsabilidad por expedir correctamente la mercadería, lo que a su vez supone que el siguiente eslabón de la cadena sea un distribuidor adecuado para la tarea. Realizar un seguimiento persistente una vez que la mercancía salga de nuestras manos es fundamental. Para ello, necesitaremos poder ver la trazabilidad de los envíos, y si es posible integrarla con nuestros propios sistemas. Es decir, no podemos perder control sobre ella luego de que ha sido provista al transporte.

      Por otra parte, la logística externa representa la cara más visible y de mayor contacto directo con el cliente o el consumidor final. No obstante, debemos recordar que detrás de toda interacción se esconde toda una tarea de planificación y gestión y una visión integral del conjunto de operaciones logísticas, tanto internas como externas, que se llevan a cabo en una compañía.

        No es posible, pues, alcanzar un nivel óptimo de ejecución en operaciones de logística externa sin una adecuada planificación y gestión global, por lo que la consideración de las actividades logísticas externas jamás debe tomarse de un modo independiente en la planificación de la cadena de suministro. Las actividades de esta especialidad son:

  1. Garantizar un buen almacenamiento de productos finalizados y una adecuada gestión del stock.
  2. Responsabilizarse por una correcta rotación de los productos almacenados (y, por ende, con una adecuada planificación integral de la cadena de suministro), además de producir una buena expedición de los productos.
  3. Producir una eficaz distribución en la llamada “logística inversa”. La distribución y el retorno o la devolución de mercancías permite establecer un contacto directo con el cliente, por lo que su importancia estratégica es clave. Esto depende de una correcta gestión y ejecución de la expedición de las mercancías, e incluso de una adecuada planificación de las rutas, entre otros aspectos. Por ejemplo, ante la queja de un cliente, la empresa rápidamente debe ponerse en marcha para sustituir el producto defectuoso.

Problemas o desafíos que debe enfrentar actualmente

   Entre las dificultades más habituales a las que se enfrenta la logística, sobre todo interna, es la disponibilidad de recursos. Cuanta más parte de la cadena de suministro asuma la propia empresa, más tiempo, personas y materiales va a requerir para que el circuito funcione en forma correcta. Y a medida que aumente la complejidad logística, la formación de los trabajadores también tendrá que ser mayor.

   Otro asunto habitual de reflexión es el hecho de que diseñar todo el proceso supone unos costos adicionales, y se corre el riesgo de que en donde no se cuente con una gran experiencia en gestión logística, los procesos tiendan a complicarse y hacerse poco eficientes.

   Además, las empresas encuentran con frecuencia problemas a la hora de lidiar con los volúmenes: frente a un operador logístico que cuenta con plantillas más amplias, los picos de producción serán más difíciles de asumir. Igualmente, el crecimiento o la reducción de volúmenes de la compañía en el largo plazo pueden suponer más problemas: por ejemplo, la necesidad de incrementar las instalaciones o de capacitar mejor al personal si este debe disminuir.

  En el plano económico, la economía de escala provoca que sea complicado competir en el tema costos con las empresas logísticas externas; factor que también facilita que éstas puedan ofrecer un alto nivel de servicio. Es decir, tanto en calidad como en precio la logística interna afronta duras batallas.

   Más allá de los eventuales problemas, lograr una buena logística interna presenta enormes beneficios, como conseguir una mayor colaboración entre los departamentos de la compañía, un intercambio más fluido de la información y un conocimiento más profundo del propio negocio por parte de los colaboradores. 

Consejos para diseñar la logística integral de una empresa

   En primer lugar, debemos buscar los procesos que no aportan valor para eliminarlos. En este sentido, hay que revisar cada proceso que se hace, por qué se lo hace, cómo, y replantearnos si aún debemos seguir haciéndolo. En este sentido resultan muy importantes los Indicadores de Rendimiento, que sirven para brindarnos cierta orientación.

   Así, resulta fundamental contar con un pequeño número de indicadores, pero que sean relevantes y que muestren de forma clara cómo está funcionando globalmente la empresa. Además, deben ser eficientes, porque si se tarda mucho tiempo en obtener los resultados de los indicadores, a la hora de aplicar cambios se va a generar un retraso perjudicial. Esto redunda en que los cambios introducidos incluso puedan estar obsoletos.

 Es importante, también, actualizar permanentemente los conocimientos del personal, ya que los departamentos logísticos internos, al ser habitualmente más pequeños, sufren los atascamientos conocidos como “cuellos de botella”, en los que, cuando solo una persona sabe ejecutar una determinada tarea, si ese trabajador falta, se atasca la cadena productiva. Para evitarlo, capacitar a todo el sector en una determinada función permitirá producir las rotaciones necesarias para las vacaciones, o ante eventuales bajas.

Conclusiones

   La logística se considera una rama de conocimientos clave para el éxito de las compañías, por ello la mayoría de las nuevas empresas globales basan su éxito en el perfeccionamiento de su cadena de suministro. Este repaso al mundo e historia de la logística nos demuestra dos cosas: primero, la importancia que la logística ha tenido y seguirá teniendo en nuestro mundo y, segundo, la estrecha relación entre su desarrollo y la creación de nuevas tecnologías.

   A medida que se van sofisticando los medidores de calidad y desarrollo en una empresa, es posible que se vayan mejorando las estrategias de logística. Hoy en día los nuevos softwares permiten unificar todos los datos concernientes a la cuantificación de las materias primas, los traslados, la cantidad y la calidad de los perdidos, etc. Esto hace que todo problema en el área se trate de una cuestión de replanteo de soluciones, pues cada vez contamos con mecanismos más ágiles para asegurar el éxito de las compañías.

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