Dentro de una empresa, coexisten distintas áreas funcionales que permiten su buen funcionamiento: dirección, finanzas, administración, producción/operaciones, calidad, marketing, recursos humanos, gestión de proyectos, procesos, logística. Para alcanzar los objetivos organizacionales, es crucial que todas ellas estén alineadas a su propósito y estrategia de negocio.

A continuación vamos a profundizar sobre el área de Producción / Operaciones. Qué es, cuáles son sus funciones principales, sus mayores desafíos, etc.

 

Índice

  1. Definición del área de Producción y Operaciones
  2. Funciones del área de Producción / Operaciones
  3. Breve reseña de su historia y evolución en el tiempo
  4. De las tareas de la gerencia de Producciones y Operaciones
  5. Del ciclo de vida del producto o servicio
  6. Conclusión

Definición del área de Producción y Operaciones

Dentro de una empresa, el área o departamento de Producción será aquel que se encargará (en breves palabras) de transformar insumos, recursos y materiales en un producto final entregable. Será aquí donde se aplicará la planificación previa buscando, de la mejor manera, conseguir un producto de calidad con el menor costo económico. El uso de instalaciones, maquinarias, operarios especializados, herramientas, y todo artificio que forme parte de la cadena productiva, formará parte de este proceso que culmina con el entregable al cliente.

De igual manera, últimamente se ha hablado de la existencia de un área de Operaciones. Será aquella la que, en igual forma que Producción, transformará la materia prima, pero esta vez no en un producto sino en un servicio, en un entregable intangible.

Usualmente los procesos suelen tener un punto de entrada (inputs) y otro de salida (outputs). En el intermedio de estos dos es que se realiza el seguimiento y cuantificación de los esfuerzos aplicados. Será la información conseguida entre estas etapas las que se computará para evaluar falencias, corregirlas, y de ser posible evitarlas a futuro.

Es en estas áreas donde se hace visible la aplicación de los principios propios de toda organización empresarial: 

  • Eficiencia: la forma de aprovechar de mejor manera los recursos disponibles.
  • Productividad: cómo aumentar el número de entregables con iguales esfuerzos.
  • Costo/beneficio: la cuantificación del costo real del producto final y las cualidades conseguidas.
  • Calidad: la permanente búsqueda de mejorar el entregable, sea producto o sea servicio. Trabajando constantemente sobre las fallas para su prevención a futuro.

A modo de ejemplo para el lector, la diferencia entre un área y otra puede parecer hipotética o académica, pero a la luz de un caso real se puede apreciar en su totalidad. Pensemos en una financiera o un banco, son empresas que prestan principalmente un servicio, pero también poseen departamentos de producción y estos serán, según el caso, los que ofrecen bienes tangibles como ser tarjetas, cheques, créditos, etc. 

Visto de este modo, es evidente que una empresa medianamente grande brindará ambas atenciones, tanto servicios como productos, todo enfocado al confort y mejor experiencia del cliente.

Funciones del área de Producción / Operaciones

Si bien las funciones a cumplir serán tan variadas como la cantidad de bienes o servicios que se puedan comercializar, en general se pueden agrupar de la siguiente forma:

  1. Abastecimiento: atinente a las tareas de selección de insumos, el correcto transporte de los mismos, resguardo y depósito, control de inventarios y tráfico, el abastecimiento será el seguimiento de los materiales y recursos disponibles por parte de la empresa.
  2. Fabricación: creación del producto. Sea de manera manufacturada como de manera mecanizada, es la transformación propiamente dicha de insumo en producto/servicio.
  3. Control de calidad: cotejo del producto planificado con el producto logrado. Se tomará en cuenta las expectativas y los resultados obtenidos. La información obtenida será de crucial importancia para evaluar el desempeño del área.
  4. Ingeniería del producto: todo lo relativo a la elaboración del producto y su desarrollo, acompañado de las especificaciones propias a cumplimentar.
  5. Ingeniería del proceso: mediante la preparación de hojas de ruta, determinación de tiempos y esfuerzos necesarios, y chequeó de dotaciones, será la ingeniería del proceso la que determine la forma más adecuada para lograr cada producto y sus modificaciones.
  6. Ingeniería de la planta: diseño, mantenimiento y renovación de las instalaciones que ayudan a concretar el resultado. 
  7. Ingeniería industrial: ya con tintes más abarcativos, estudiará el desarrollo, creación, implementación y evaluación de los métodos, técnicas, procedimientos y materiales a utilizar.
  8. Minimización de costos: se busca reducir el coste unitario de cada producto, acompañado del mayor beneficio posible. 
  9. Innovación y mejora: mediante un trabajo coordinado con el área de calidad, se buscará la forma de producir un resultado entregable más competitivo y a menor costo, que se amolde a las necesidades del cliente.

Breve reseña de su historia y evolución en el tiempo

Si bien el desarrollo de productos o servicios para su posterior comercialización forma parte de la actividad más primigenia del hombre, pues desde sus inicios como ser social ha tenido que trabajar de manera organizada e intercambiando productos, es en los últimos siglos que toma un rumbo distinto, empezando a pensarse a la luz de los principios de la ciencia moderna, dejando los métodos empíricos de lado.

Las raíces de la gestión de producción como la conocemos actualmente, tiene lugar en los siglos XVlll y XlX, y toca su punto máximo en el siglo XX con la aparición de procesos automatizados y tecnología al servicio del hombre.

Tomando estos tiempos como referencia, se puede plantear el siguiente esquema:

1. Revolución Preindustrial: Fue en este período que el escocés Adam Smith, reconocido como “el padre de la economía moderna”, distingue los lineamientos fundantes de la gestión de la producción mediante su obra magna titulada “La riqueza de las naciones” (1776). Es en esta donde se toma con un abordaje científico la división de las tareas en el trabajo para conseguir mejores resultados. Mediante su propuesta, las empresas empiezan a organizarse de manera más eficiente y comienza una revolución de la producción. 
Sigue los pasos de Smith, la modernización de su teoría por parte de Ford, quien mediante la línea de montaje perfecciona su idea, lanzando la nueva teoría del Fordismo.
Se puede decir también que un rol fundamental tiene el francés Henry Fayol, que al publicar sus “14 principios de la administración” realiza un aporte a las ideas que surgían en la época.

2. Revolución Industrial: Con un rol protagónico en la historia de la producción, son estas dos revoluciones las que incluyen en el trabajo diario el uso de maquinarias para aumentar la cantidad de la producción. Se generó un éxodo de trabajadores en búsqueda de oportunidades laborales nuevas, ya que la demanda era cada vez mayor, pasando de vivir en los suburbios a instalarse en los centros urbanos para trabajar como operarios de industria. Los obreros se posicionan como una nueva clase, la “clase social trabajadora” u “obrera”, en contraposición a la “patronal”. Si bien en términos de capacidad de producción hubo un gran avance, esto no necesariamente conlleva una mejor calidad en el producto, es por esto que Taylor toma un papel fundamental al estudiar la producción de las industrias y utilizar esos datos para mejorarla. El Taylorismo introduce nuevos procesos como las “líneas de ensamblaje” y la “entrega a tiempo”.

3. Guerras Mundiales: Impulsados por motivos de competitividad y dominancia, los gerentes y directores de las empresas del momento empiezan a contratar especialistas en el tema para aumentar la productividad. Estos, acompañados de softwares y las primeras computadoras, logran conseguir la masividad buscada, lo que en términos sencillos, implicaba un mayor poderío tanto económico como militar.

4. Fines del siglo XX: Tomando como punto de partida 1950, los últimos avances han ido creciendo a pasos agigantados pues, la principal herramienta será la tecnología, y es esta quien avanza mucho más rápido a los procesos humanos que implicaron un cambio de ideología. 

Se pueden diferenciar dos procesos coetáneos, la “Administración de la Producción” que con el uso de estadísticas y recopilación de datos ve nacer los programas de muestreo y control, acompañados de las “cartas de control”. Se denota un cambio de paradigma ya que empieza a tomarse al cliente y sus necesidades como lo principal a tomar en cuenta, ya no la producción masiva y descontrolada que imperaba en tiempos anteriores. Por otro lado, la “Administración de las Operaciones” plantea la existencia de necesidades ya no de bienes tangibles, sino de intangibles, que se dará a llamar como “servicios”. La mercadotecnia y las finanzas trabajan al servicio del gerente que cambia el enfoque. Tiene un rol fundamental en esta etapa la aparición de Tahichi Ohno, más conocido como el padre del sistema “Toyota”, cuyo objetivo principal era la entrega a tiempo mediante la división y separación de tareas. Si bien este método tuvo lugar en los años 30, es después de la crisis del petróleo de 1970 que toma su rol principal.

5. Actualidad: Los procesos actuales se enfocan en repensar las estrategias previas y actualizarlas. Es así que, acompañado de la tecnología moderna y la inteligencia artificial, la actualidad se rige en base a los siguientes conceptos: 

  • “Calidad Total”, desarrollada en 1980 por el Dr. Deming, se enfoca en el mejoramiento de los procesos a través de un compromiso transversal entre la gerencia y la parte trabajadora;
  • “Reingeniería de procesos”, esta corriente de la década de los 90, afirma que independientemente de buscar la mejora constante de los procesos, su resultado será siempre el mismo. Es por ello que sugieren el estudio por completo, y (re)diseñarlos desde cero pero con las exigencias actuales de la globalización y el mercado;
  • “Organizaciones Inteligentes”, parten de la premisa de que el mundo actual está en constante cambio y las necesidades son cada vez más específicas. Mediante el estudio de las cinco capacidades básicas que rigen el comportamiento humano, tratan de capacitar a los operarios y gerentes para recibir el cambio de manera positiva. Estas cinco disciplinas serán: Pensamiento Sistémico, Aprendizaje en Equipo, Maestría Personal, Visión Compartida y Modelos Mentales.
  • “Bench Marketing”, un modelo también de la década de 1990, plantea el estudio de los procesos de los emprendimientos más exitosos del momento y, conforme a los datos que surjan, adaptarlos a las empresas conflictivas o que no encuentran punto de salida a sus problemas internos.
  • “Supply Chain Management”, enfocado en la eficiencia y eficacia de los procesos como lo más importante, esta teoría busca que todos los operarios de la cadena de suministros aporten a mejorar costos y resultados mediante optimización de costos de transporte, almacenamiento, distribución y lanzamiento final al mercado.
  • “Logística inversa”, nacida en los años 2000, también denominada “logística verde”, busca implementar a todos los procesos la utilización de recursos reciclados o reciclables, que tengan bajo impacto en la ecología global y consiga la eliminación correcta de los materiales inservibles. Se basa en la idea de “recuperación de valor”.

De las tareas de la gerencia de Producciones y Operaciones

El área gerencial dentro de una empresa (o quién se encargue de sus tareas), deberá tener objetivos fijos y realistas en cuanto a los entregables a producir. Sea un producto final, o un servicio, la utilización de los recursos y la mano de obra estará atravesada de los siguientes principios: conseguir y entrenar a los operarios para conseguir mano de obra calificada; incorporar tecnologías innovadoras y sistemas de control; mantener una calidad alta al menor costo posible; reducir los tiempos de fabricación de productos o concreción de los servicios; trabajar de manera coordinada y transversal con las otras áreas (por ejemplo, calidad y recursos humanos); conseguir socios o proveedores de calidad, manteniendo una relación sana y enfocada en la satisfacción del cliente final.

Estos objetivos estarán trazados en función a la mejora continua, y el impulso de esto es que la competitividad actual lleva a las empresas a la necesidad de mejorar constantemente. El fuerte ingreso al mercado de las compañías de Medio Oriente o Asia, llamados “mercados de bajo costo”, son un actor clave con quien se debe competir. De igual forma, la aparición de mano de obra “sin frontera” y tercerización  de labores en manos de especialistas que no sean del país donde la empresa se desarrolla, ha ampliado el abanico de oportunidades de mejora.

Dicho esto, la mejora continua lleva a hacer especial foco en el proceso pero también en el producto final, y es aquí donde el “diseño del producto” se vuelve fundamental. Diremos que el diseño del producto es la estructuración de todos sus componentes que le dan valor, estas instrucciones se transmiten al área como “especificaciones de producto”, y allí se indicará las cualidades que debe poseer previo a lanzarse al mercado. Este producto deberá satisfacer las necesidades del cliente de una manera fácil, debe ser comprensible para el usuario sin necesidad de remitirse a instrucciones ajenas como un manual. Así las cosas, el producto ideal será: funcional, estético y de bajo costo.

Sea un producto o un servicio, la gerencia deberá tener en cuenta las fases de diseño de los mismos, pues será la correcta utilización y seguimiento de estas las que garanticen que una idea se transforme en un resultado. A saber: 

  • Idea preliminar: Mediante distintos métodos, se busca entrar en la cabeza del cliente, entender qué es lo que necesita, por qué, y cuánto puede pagar para conseguirlo. Una vez evaluado esto, se eligirá la mejor.
  • Selección del producto/servicio: A través del análisis de mercado y de factibilidad, se eligen las características fundamentales del entregable.
  • Diseño preliminar: Se evalúan las opciones de diseño y se elige la más adecuada. Tomará en cuenta la gerencia para este caso la confiabilidad, vida útil, precio final, fabricación, tiempos, etc.
  • Diseño final: Mediante estudios de montaje se pone a prueba el diseño final, la simulación es una estrategia muy utilizada para establecer las especificaciones finales y los esquemas de fabricación. Será en esta etapa también donde se evalúa la posibilidad de desarrollo en base a la infraestructura disponible.
  • Selección del proceso: A través de chequeos de tecnologías disponibles, y métodos más eficientes, es que se selecciona el equipamiento, operarios, flujos, etc., y se programa el trabajo mediante la planificación.

Del ciclo de vida del producto o servicio

Es importante conocer que los productos (o servicios) que se lanzarán al mercado, poseen lo que se denomina en marketing “ciclo de vida”, es sobre este concepto que se trabajará para lograr aumentar, controlar, y mejorar las ventas. 

La evolución del producto en el mercado no es lineal, sino que se sujeta a factores tanto internos como externos. Mediante el análisis de la misma, se trabajará ya sea en estrategias de venta, de promoción, de distribución, etc., dependiendo de la etapa del ciclo en la que se encuentre el producto.

Generalmente se suele dividir en cinco fases: desarrollo, introducción, crecimiento, madurez, declinación. Estas no son excluyentes y el lector puede reconocer alguna otra fase a destacar, pero a grandes rasgos se mantienen estas en todas las empresas. La importancia de conocerlas, radica en que será el área de producción y operaciones la que, mediante mejora o cambios en la transformación de los insumos, intente mejorar la situación existente. A tal fin podemos decir brevemente que las fases tienen las siguientes características:

  1. Desarrollo: Es acá donde se investiga la idea de negocios, de manera previa a su producción masiva y lanzamiento. Se realizan las primeras estimaciones de recepción de mercado.
  2. Introducción: Una vez lanzado el producto, mediante estrategias de marketing se busca conseguir el mayor impacto y penetración en el mercado. Generalmente la política de precios elige sacrificar las ganancias de inicio, para asegurar una clientela futura. Las utilidades a repartir suelen ser bajas o nulas por los gastos de promoción y distribución.
  3. Crecimiento: Posicionamiento del producto en el mercado. Las utilidades van en crecimiento pero se mantienen bajas en comparación a su potencial. Las ventas aumentan a medida que los precios se declinan para consolidar la clientela.
  4. Madurez: El crecimiento en cantidad de ventas se reduce, pero aumenta la fidelización del cliente. La participación en el mercado es óptima y posee una rentabilidad final alta. Se amplían los puntos de venta.
  5. Declinación: Período de cierre. Las ventas caen y el consumidor busca algo nuevo. La promoción y los canales de distribución se reducen, llegando el momento de tomar la decisión de retirar el producto del mercado y volver a empezar el ciclo con una idea renovada.

Conclusión

Para terminar, si bien a primera vista puede parecer que el área de Producción y Operaciones es el núcleo de una empresa, no se debe descuidar que se nutre de un trabajo transversal y en cooperación con el resto de las áreas para asegurar un producto final óptimo, el aporte que hará Recursos Humanos en la formación del personal, Calidad en la constante mejora y testeo, y Marketing en la inserción al mercado, será crucial al momento de ver los resultados finales.

Las herramientas de automatización y la tecnología a favor del ser humano, han rediseñado la forma de trabajo de estas dependencias de manera radical y, al estar en constante evolución, será trabajo de un encargado diligente el poder llevar el área siempre a la vanguardia y con las condiciones de trabajo más favorables para el negocio.

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